Organisatorische verandering is moeilijk, maar wat nog moeilijker kan zijn, is het communiceren van deze veranderingen naar werknemers. Veel managers maken zich zorgen over het vinden van de juiste toon bij het maken van de eerste aankondiging, maar een groot aantal andere problemen moet ook worden overwogen. Het beantwoorden van vragen van medewerkers, het reageren op hun zorgen en het in onzekere tijden laten stromen van de communicatie zijn allemaal belangrijke elementen bij het aankondigen en implementeren van veranderingen.
Stel een duidelijk communicatieplan op. Maak een lijst van alles dat moet worden gecommuniceerd aan werknemers over de organisatieverandering. Anticipeer op vragen die werknemers mogelijk hebben over de wijzigingen en wees klaar om ze te beantwoorden. Neem de punten op die u in de eerste aankondiging zult behandelen en ook hoe u met werknemers blijft communiceren over wijzigingen zodra ze beginnen te gebeuren. Deel of maak dit plan samen met anderen in managementposities, zodat u tijdens de wijziging consistente berichten aan uw medewerkers bezorgt.
Leg aan werknemers uit wat de organisatorische verandering heeft veroorzaakt. Verklaar eventuele specifieke problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, inclusief hoe en waarom ze moeten worden aangepakt. Als het bedrijf lijdt onder lage winsten, hogere kosten of een slecht moreel van de werknemer, leg dit uit aan werknemers.
Specificeer aan werknemers hoe de organisatieverandering het bedrijf zal verbeteren. Benadruk hoe dit het bedrijf als geheel positief zal beïnvloeden (bijvoorbeeld door de winst te verhogen of de reputatie van het bedrijf te verbeteren). Beklemtonen hoe deze veranderingen ten goede komen aan de individuele werknemers zelf. Blijf de voordelen van het plan benadrukken, zelfs na de aankondiging.
Geef medewerkers een tijdschema voor de verandering. Vertel hen wanneer veranderingen zullen beginnen en hoe lang ze zullen duren. Als u niet zeker bent van het exacte tijdsbestek, wees dan eerlijk en laat medewerkers weten wanneer zij een antwoord kunnen verwachten.
Deel uw eigen twijfels en vragen. Als er informatie is over de wijziging die vertrouwelijk is of nog niet is opgelost, vertel medewerkers dan dat u hen meer informatie wilt laten geven als u kunt en probeer ze een tijd te geven waarop ze een antwoord mogen verwachten om de speculatie te verminderen.
Geef medewerkers de mogelijkheid om vragen te stellen of twijfels of moeilijkheden te uiten die zij hebben met de wijzigingen. Nodig werknemers uit om regelmatig met u of een ander management te praten over eventuele zorgen die zij tijdens het proces hebben. Beantwoord moeilijke vragen zo eerlijk mogelijk.
Communiceer vaak met managers en werknemers als de veranderingen plaatsvinden. Verstrek nieuwe informatie die snel ontstaat. Informeer medewerkers als het plan verandert en leg uit waarom het is veranderd. Wees tijdens het hele proces zo open als mogelijk, zodat werknemers zich niet in het ongewisse voelen.
