Elk bedrijf, ongeacht de branche, heeft administratieve taken die moeten worden afgehandeld om het bedrijf efficiënt te laten werken. Deze taken worden vaak uitgevoerd door een secretaresse, receptionist, administratief assistent, uitvoerend assistent of officemanager. In kleinere bedrijven, waar dergelijke rollen mogelijk niet bestaan, moeten werknemers samenwerken om ervoor te zorgen dat administratieve taken worden voltooid.
Informatie opslaan
Het tijdig indienen van belangrijke documenten op geschikte plaatsen is een administratieve taak die het plaatsen van mappen in archiefkasten of documenten in online documentbeheerprogramma's omvat. Nauwkeurige archiveringssystemen zorgen ervoor dat medewerkers toegang hebben tot financiële gegevens, klantrecords en onderzoek.
Informatie vinden
Onderzoek naar informatie voor klanten, managers en collega's, hetzij online, in kantoorarchiveringssystemen of in boeken, is een essentiële administratieve taak die bedrijven helpt de informatie te hebben die nodig is om projecten te starten en af te ronden. Deze informatie wordt vaak samengesteld, samengevat, verspreid onder de nodige personen en gepresenteerd in een rapport of een spreadsheet.
Telefoons beantwoorden
Of u nu een reclamebureau of een wasserette hebt, klanten zullen bellen met vragen over producten en diensten, openingstijden, verzoeken om informatie of met vragen over prijzen. Het beantwoorden van deze oproepen en het voldoen aan de behoeften van de klant is een administratieve taak die van invloed kan zijn op het succes of falen van een bedrijf. Ondoeltreffende communicatie met potentiële klanten kan een slechte indruk van de organisatie achterlaten. Het is belangrijk dat de persoon die deze administratieve taak uitvoert persoonlijk, hoffelijk en goed geïnformeerd is over het bedrijf.
Begroetende bezoekers
Wanneer een bezoeker een kantoor binnenstapt, zit een receptionist of secretaresse meestal aan de deur om "hallo" te zeggen, de bezoeker welkom te heten op de bouwplaats, te helpen met vragen en hem door te verwijzen naar de juiste persoon, kantoor of afdeling. Of het nu een bezorger is die een pakket aflevert of een klant die binnenkomt voor een geplande afspraak, het begroeten van bezoekers is een essentiële administratieve taak.
Materiaal en benodigdheden kopen
Het is een administratieve taak om voorraadkamers en -kasten vol te houden met papier, pennen en andere kantoorbenodigdheden. Taken die aan deze functies zijn toegewezen, omvatten het aannemen van bestellingen van andere werknemers, het volgen van bestellingen, het verspreiden van artikelen bij aankomst en het verwerken van facturen, meestal in samenwerking met het financiële team.
Creëer en beheer schriftelijke communicatie
Naast het samenstellen van e-mails en zakelijke brieven aan het maken van rapporten, spreadsheets en databases, omvatten administratieve taken ook het maken en beheren van de distributie van deze schriftelijke communicatie. Of deze communicatie nu voor collega's of klanten is, de taken worden voltooid met behulp van tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma's om professionele, beknopte documenten te maken.
Voorbereiding van de vergadering
Het opzetten van conferentiezalen en vergaderzalen, het maken van cateringarrangementen, het bestellen en opzetten van audiovisuele apparatuur en het opstellen van agenda's vallen in de categorie van administratieve taken. Deze kerntaken zijn essentieel wanneer bedrijven conferenties of klantbijeenkomsten op of buiten kantoor hebben.
