Een vertrekkende medewerker kan een aantal kopzorgen voor een bedrijf veroorzaken, waaronder een onderbreking in de klantenservice, uitval van klanten en omzetverlies. Het gebruik van een aankondigingsbrief om klanten te waarschuwen voor het vertrek van de werknemer kan een positieve, proactieve public relations-strategie zijn om u te helpen van een potentiële citroen limonade te maken.
Stel je doelen in voor de brief
Bepaal waarom u wilt of moet contact opnemen met uw klanten om hen te informeren over het vertrek van een medewerker. Gebruik een lijst met opsommingstekens om u te helpen verschillende letters aan te passen aan de verschillende behoeften van de klanten waarmee u contact opneemt. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om sommige klanten gerust te stellen dat er geen onderbreking in hun leveringen of klantenservice zal zijn. Mogelijk moet u andere klanten laten weten dat ze een nieuw contact hebben bij uw bedrijf, wie die persoon zal zijn en dat de nieuwe vertegenwoordiger hen zal bellen. Misschien wilt u geruchten behandelen, klanten informeren dat de vertrekkende medewerker een niet-concurrentiebeding heeft dat u wilt afdwingen, of dat de werknemer op goede voorwaarden vertrekt.
Praat met de werknemer
Maak kennis met de medewerker om uw plan te bespreken om contact op te nemen met klanten. Vraag de werknemer om tips om te communiceren met specifieke klanten, op basis van zijn relaties met hen, kennis van hun geschiedenis en behoeften, en gedachten over hun potentiële zorgen. Vraag de medewerker of hij de reden van zijn vertrek kenbaar wil maken of dat hij dit achterwege moet laten. Zelfs als je op slechte voorwaarden afscheidt van een werknemer, zou geen van beiden bruggen moeten verbranden en iemands reputatie op de markt schaden.
Beslis over de ontvangers
Schrijf een lijst met de ontvangers van de brief, zodat u de inhoud op elke letter kunt afstemmen. Documenteer de redenen waarom u elke client naast de naam van de klant schrijft en maak aantekeningen over specifieke inhoud die u in de brief van die klant wilt opnemen of weglaten.
Schrijf het eerste concept
Schrijf de eerste versie van de brief en richt de klant op naam. Begin met het bieden van geruststelling, zoals: "XYZ Co. is altijd trots geweest op ons vermogen om uitstekende klantenservice te bieden via ons opgeleid, professioneel personeel." Waarschuw vervolgens de klant dat uw werknemer vertrekt en waarom, als u besloten om die informatie op te nemen. Behandel de zorgen van de klant en vertel hoe u ze zult aanpakken. Introduceer de nieuwe contactpersoon van de klant en haar contactgegevens en zorg ervoor dat de toepasselijke overgangsdata worden vermeld. Voeg een postscript toe dat alle belangrijke informatie oproept die u wilt laten opvallen, zoals het feit dat de nieuwe contactpersoon belt om zichzelf deze week voor te stellen. Eindig met een uitnodiging aan de klant om persoonlijk contact met u op te nemen als de klant vragen heeft.
Finaliseer de brief
Laat uw key-managers en de nieuwe contactpersoon van elke klant uw concept van de verschillende letters die u maakt, beoordelen om naar input te vragen. Nadat u de invoer van uw eerste versie van uw klantbrief hebt ontvangen, maakt u de definitieve kopieën. Laat de juiste personeelsleden de definitieve versie zien voordat deze wordt ondertekend en gedistribueerd.
