Kantoorprocedures zijn de geaccepteerde standaard voor zakendoen op een specifieke werkplek. Dergelijke standaarden kunnen variëren afhankelijk van de industrie, werklast, geografische locatie, professionaliteit van het kantoor of de grootte van het bedrijf. Bijvoorbeeld, kantoorprocedures in een medische, tandheelkundige of juridische praktijk zullen heel anders zijn dan die in een bouw-, detailhandel- of importbedrijf. Er zijn echter enkele "normen" voor kantoorprocedures in alle sectoren.
Telefoonprocedures
Alle kantoren vereisen professionele en hoffelijke telefoonmanieren. Beantwoord de telefoon snel, spreek duidelijk en beleefd en laat een beller nooit langer dan een paar seconden in de wacht staan zonder terug te bellen, zelfs als alles gezegd is: "Ik werk nog steeds aan uw verzoek."
Neem berichten voor werknemers die niet op kantoor zijn of niet beschikbaar zijn. Noteer duidelijk de naam, datum, tijd en telefoonnummer van de beller, samen met het doel van de oproep, indien gegeven. Wanneer er een voicemailsysteem is geïnstalleerd, vraagt u de beller of deze een voicemail wil achterlaten en deze vervolgens naar het voicemailsysteem wil overbrengen. Het is onbeleefd om een gesprek door te schakelen zonder de beller vooraf op de hoogte te stellen van de overdracht.
Records Management
De specificaties voor records management verschillen sterk van kantoor tot kantoor, maar de details van alle bedrijfsactiviteiten moeten op een ordelijke, professionele manier worden bijgehouden. Bewaar kopieën van alle ontvangsten, facturen, rekeningafschriften, werkopdrachten, voorstellen, taakschattingen, correspondentie, rapporten en alle andere documenten die door het bedrijf zijn geproduceerd.
Maak bestanden voor elke leverancier, klantaccount, verkoop of project, op basis van de specificaties van het bedrijf. Markeer alle mappen duidelijk en archiveer ze op een gemakkelijk toegankelijke locatie waar ze snel kunnen worden opgehaald wanneer dat nodig is. Dit zijn vereisten voor een goed beheer van elk bedrijf, ongeacht de branche.
Postverwerking en distributie
Het beheer van inkomende en uitgaande e-mail varieert ook per kantoor, maar behandel alle e-mail als belangrijke correspondentie en behandel deze snel, met name correspondentie met klanten en klanten.
Open en verstuur e-mail naar de juiste afdeling of medewerker, afhankelijk van specifieke bedrijfsprocedures. Open nooit "persoonlijk" gestempeld post. Als de inkomende post vóór distributie moet worden geopend, paperclip de envelop aan de achterkant van de correspondentie in het geval dat een adres of afzenderinformatie nodig is.
Weeg uitgaande post indien nodig, en bevestig de juiste hoeveelheid frankering in de rechterbovenhoek. Als e-mail wordt opgehaald door een postbode, plaatst u deze op de juiste uitgaande locatie voor afhaling. Als het naar het lokale postkantoor wordt gebracht, plaatst u alle letters in een doos om ze gemakkelijk te kunnen vervoeren. Plak alle pakketten op een veilige manier op en voorzie ze van een duidelijke label voor de juiste bezorging.
Computers en technologie
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat computergegevens correct worden beschermd in het kantoor van vandaag, dat sterk afhankelijk is van dergelijke informatie. Oefen elementaire veiligheidsprocedures om computerbestanden en hardware te beschermen.
Ter bescherming van documenten en software maakt u een dagelijkse back-up van alle computerbestanden op een internetsite die een dergelijke service biedt, of op een afzonderlijke flashdrive of Zip-diskette. Wees voorzichtig met het downloaden van bestanden en software van internet. Laat een virusbeschermingsprogramma lopen wanneer een computer is ingeschakeld en houd de virusdatabase up-to-date aangezien er voortdurend nieuwe bedreigingen ontstaan.
Bescherm hardware met een sterke en betrouwbare overspanningsbeveiliging. Schakel computers 's nachts uit wanneer niemand ze gebruikt en ontkoppel elektronica bij zware bliksem.
