Iedereen die werkt of een kantoor beheert, begrijpt hoe belangrijk het is om een inventaris van kantoorbenodigdheden bij te houden. Niets brengt de voortgang van het werk sneller tot stilstand dan te weinig basistechnieken zoals pennen, tonercartridges, papier en enveloppen. Zodra u de benodigdheden bij de hand hebt, is het belangrijk om de uitgaven en het gebruik bij te houden door enkele eenvoudige regels voor basisinventarisbeheer te volgen.
gatekeeper
Een van de eerste regels voor goed voorraadbeheer is ervoor te zorgen dat het een manager heeft. Benoem een poortwachter. Succesvol voorraadbeheer betekent weten wat er bij de hand is en hoe lang het daar is geweest, de waarde van de inventaris vastleggen en monitoren waar het naartoe gaat wanneer het het leveringsgebied verlaat. Kantoorartikelen bevatten veel kleine items die gemakkelijk kunnen verdwijnen. Voorraad moet worden bewaard in een beveiligd gebied met toegang beperkt tot een paar belangrijke medewerkers. Houd een logboek bij van de afgeleverde items en items die zijn vervangen.
FIFO
FIFO is een afkorting voor first in, first out. Het is een boekhoudkundige term voor het melden van de waarde van voorraad en zorgt ervoor dat eerst gekochte artikelen eerst worden gebruikt, zodat de waarde accuraat blijft. Dit is ook een slimme manier om te voorkomen dat de inventaris oud, oud of achterhaald wordt. Eerst gekochte items moeten als eerste worden gebruikt. Wanneer vervangingsvoorraad wordt gekocht, moet u deze achter de oudere inventaris plaatsen en werknemers opdracht geven om voorraden aan te nemen. Onderdelen met inkt kunnen uitdrogen, papier kan geel worden en onderdelen van de apparatuur kunnen verouderd raken. Gebruik de FIFO-methode om afval te verminderen en uw inventaris vers te houden.
Gebruikmaken van aankopen
Het bijhouden van een inventaris van kantoorbenodigdheden geeft een bedrijf de mogelijkheid om grotere hoeveelheden te kopen, wat zich vertaalt in kortingbesparingen. Deze besparingen accumuleren snel bij het kopen van de populairste items in bulk. Als de aankoop van al uw behoeften aan kantoorbenodigdheden wordt toegekend aan een enkele leverancier, kunt u die koopkracht gebruiken om ook te besparen op kleinere aankopen. Profiteer ten volle van beloningsprogramma's aangeboden door leveranciers. Het kantoorbedrijf is concurrerend, dus gebruik een biedproces om te bepalen welk bedrijf het beste programma voor uw behoeften heeft.
Organisatie
De sleutel tot succesvol voorraadbeheer zit in de organisatie van de benodigdheden. Om een systeem efficiënt te laten zijn, moeten werknemers toegang hebben tot wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Benodigdheden moeten op de plank worden gelegd met de meest gebruikte items op een gemakkelijk bereikbare plek. Voorraad minder gebruikte items op hogere planken, maar zorg ervoor dat ze niet worden vergeten. Plaats een inventarislijst van wat is gevuld en waar het kan worden gevonden. Houd het gebied schoon en netjes. Vervang items met voldoende doorlooptijd om te voorkomen dat ze op raken, vooral kritieke items. Purse verouderde items op regelmatige basis.
