Succesvolle receptionisten kunnen op elegante wijze meerdere taken beheren en tegelijkertijd een positieve eerste indruk van hun bedrijven geven aan gasten, bezoekers en potentiële werknemers. Of u nu in een klein professioneel dienstenbedrijf of in een grote multinational werkt, de juiste organisatorische vaardigheden kunnen de sleutel zijn tot het onderhouden van een effectieve receptie. De beste ideeën van de receptionistorganisatie vereenvoudigen routinetaken en maken gastvrijheid effectiever.
Beknopte handleiding
Maak snelle naslaggidsen voor routinegegevens, zoals vaak gebelde nummers, kantoornummers en telefoonextensielijsten. Lamineer deze hulplijnen zodat ze gemakkelijk te hanteren en snel te raadplegen zijn. Plaats deze handleidingen in een georganiseerd bestand als ze niet in actief gebruik zijn. Overweeg om extra exemplaren van deze handleidingen op verzoek te verstrekken. Deze handleidingen maken u efficiënter en kunnen helpen bij het versnellen van routinetaken zoals het doorverbinden van oproepen.
Belangrijke afspraken
Maak een lijst met verwachte bezoekers voor de dag op afspraak. Zet de naam van de persoon en die u bij aankomst moet melden. Met deze lijst kunt u uw welkomstberichten aanpassen aan bezoekers. Als een gast bijvoorbeeld aankomt, kunt u zeggen: 'Welkom, meneer Smith, mevrouw Epps is enthousiast over uw ontmoeting.' Dit soort begroeting maakt dat een gast zich meer welkom voelt en kan helpen de resultaten van zijn ontmoeting te verbeteren. Deze op maat gemaakte ontvangst is vooral handig voor interviews met medewerkers. Als een potentiële werknemer zich welkom voelt, zal ze zich meer op haar gemak voelen voor haar interview en zal ze een gunstiger beeld hebben van het werken voor het bedrijf.
Break Rotation Schedule
Zorg ervoor dat u een goede back-up hebt om uw taken te vervullen wanneer u pauzeert of ziek bent. Maak "spiekbriefjes" met basisfuncties en -functies die kunnen worden gegeven aan iedereen die voor u invult. Overweeg een formeel schema te maken dat de dekkingsplichten van verschillende afdelingen binnen uw bedrijf omzet. Dit rotatiesysteem geeft u meer contact met meerdere delen van het bedrijf, waardoor u in de toekomst gemakkelijker vragen kunt stellen.
Bedrijf plakboeken
Maak een bedrijfscrapbook met positieve nieuwsverhalen en bedrijfsactiviteiten. Bied deze boeken aan wanneer u downtime hebt en plaats ze in uw wachtruimte zodat bezoekers deze kunnen beoordelen. Deze boeken bieden een constructieve manier voor bezoekers om de tijd door te brengen terwijl ze op hun afspraak wachten en kunnen ze helpen om meer vertrouwd te raken met uw bedrijf op hetzelfde moment. Door uw gasten bezig te houden, kunt u uw aandacht houden op andere opdrachten en telefoontjes, wat de efficiëntie van uw organisatie verhoogt.
Rustpunten
Houd drankjes binnen handbereik bij uw receptie. Installeer een kleine koelkast om koude dranken op te slaan onder je bureau of in de wachtruimte. Houd een koffiezetapparaat met één kopje binnen handbereik, samen met standaard koffieproducten zoals suiker en room. Plaats een dienblad met gebakken goederen op uw balie of een kom met harde snoepjes. Door deze drankjes te sluiten, kunt u de gast van uw bedrijf warm ontvangen zonder de receptie te hoeven verlaten.
