Of u nu widgets verkoopt of diensten en expertise aanbiedt, brieven die om betaling verzoeken op achterstallige rekeningen zijn een noodzakelijk onderdeel van het zakendoen. Soms moeten mensen gewoon herinnerd worden aan hun schuld. Andere keren kunnen klanten doelbewust hun verplichtingen vermijden. In het eerste geval kunnen deze brieven de betaling van het verschuldigde bedrag versnellen; in het laatste geval kunnen ze u helpen bij het aantonen van de stappen die u hebt genomen voordat u formele inzamelingsinspanningen zocht, wat u kan helpen om voor de rechter te beslissen. In alle gevallen moeten de brieven duidelijk, beknopt en op een beleefde, professionele manier worden opgesteld
Geef het verschuldigde saldo op
In het inleidende deel van de brief moet het verschuldigde saldo duidelijk worden vermeld. Na een eenvoudige aanhef (zoals "Geachte heer Smith,"), opent u de brief door de lezer op hartelijke wijze te herinneren aan het exacte verschuldigde bedrag. Gebruik een verklaring als "Deze brief dient om u te herinneren aan uw uitstaande saldo dat verschuldigd is aan ABC Corporation. Uit onze gegevens blijkt dat uw account ten vroegste is verschuldigd voor $ 56,39. "Voordat u dit gedeelte van de brief opstelt, controleert u het exacte verschuldigde bedrag met uw crediteurenadministratie. Voeg een kopie van de openstaande factuur bij de brief en verwijs naar de bijlage in dit gedeelte.
Beschrijf acceptabele vormen van terugbetaling
Afhankelijk van de aard van de schuld, het crediteurenbeleid van uw bedrijf en hoe snel u het verschuldigde geld zou willen terugvorderen, is de aanvaardbare betalingsvorm een ander belangrijk detail om duidelijk te vermelden. Contant geld is uiteraard sneller dan te wachten tot een persoonlijke cheque wordt vrijgegeven, maar afhankelijk van het bedrag is het misschien niet haalbaar om op deze manier terugbetaling te eisen. Op dezelfde manier accepteert niet elk bedrijf creditcards en mogen bedrijven de kaart van een uitgever accepteren, maar niet een andere. Neem in elk geval een verklaring op zoals "Betaling kan geschieden met contant geld, cheque of creditcard. Wij accepteren Visa of Mastercard. Er kunnen cheques worden uitgevoerd op crediteurenadministratie."
Vermeld duidelijk een deadline
Laat de deadline voor de terugbetaling van de aanvraag niet open voor interpretatie. Gebruik een verklaring als "Geef dit saldo binnen 10 werkdagen terug of neem direct contact op met ons kantoor om een betaling per telefoon te doen." Als u een deadline aangeeft, wordt niet alleen het gevoel van urgentie voor de lezer herhaald, maar krijgt u ook een tijdspad voor wanneer u kunt de betaling verwachten en kunt u overwegen wat u vervolgens moet doen als de betaling niet binnen dat venster wordt weergegeven.
Staatseffecten voor vertraging
Als er gevolgen zijn voor een verdere vertraging in de betaling, geef deze dan aan bij het sluiten van de brief. Een gemeenschappelijk gevolg is de inleiding van formele juridische stappen om het bedrag voor de rechtbank terug te vorderen. Andere gevolgen kunnen zijn: het hogerop in de organisatie brengen van het geschil of het stoppen van diensten. Als de brief een laatste waarschuwing is, gebruik dan een verklaring als "Dit is de laatste kennisgeving die u ontvangt. Als we niet binnen 10 dagen na de datum van deze brief de volledige betaling ontvangen, zullen we alle juridische middelen zoeken die beschikbaar zijn om deze schuld terug te vorderen."
