Veel organisaties plannen werknemers om 24-7, 365 dagen per jaar te werken om te voldoen aan de werkeisen en om een hoger serviceniveau te bieden dan concurrenten. Het effectief plannen van personeelsleden om deze verschuivingen te dekken vereist een afweging van de verwachte vraag, gewenste serviceniveaus, beschikbaarheid van medewerkers en kosten. Aangezien lonen en voordelen vaak de grootste regelitems binnen een afdelingsbudget zijn, heeft de nauwkeurigheid van de planning een directe invloed op de winst. Veel bedrijven vertrouwen op planningssoftware, ook wel personeelsbeheerpakketten genoemd, om deze belangrijke taak te ondersteunen.
Items die je nodig hebt
-
Productiviteitsrapporten
-
Spreadsheet software
-
Workforce management software (optioneel, maar aanbevolen)
Werknemers plannen 24-7
Begrijp de zakelijke taken waarvoor een personeelsdekking vereist is, zoals het beantwoorden van inkomende verkoopgesprekken, het reageren op e-mails van klanten of het invoeren van faxbestellingen. Herken de bedrijfsdoelstellingen, statistieken en verwachtingen van het klantenserviceniveau voor elke taak. Bepaal de gemiddelde tijd die nodig is om elke taak effectief uit te voeren. Identificeer alle factoren die de productiviteit van het personeel positief of negatief kunnen beïnvloeden.
Bepaal wie het werk zal voltooien (bijvoorbeeld vertegenwoordigers, managers) en op welke bedrijfslocaties. Als er meerdere werklocaties zijn, zoek dan uit of er tijdzoneverschillen zijn. Overweeg je mix van part-time en full-time medewerkers.
Zorg dat u bekend bent met bedrijfsbeleidsregels of wettelijke voorschriften die van invloed kunnen zijn op uw planningbeslissingen. Vraag input van uw personeelsafdeling.
Voorspelling van de zakelijke vraag met behulp van gegevens, rapporten en prognoseringssoftware. Analyseer historisch werkvolume voor dezelfde tijdsperioden.Overweeg toekomstige vraagfluctuaties voor seizoensinvloeden, productwijzigingen, reclame, marktomstandigheden, bedrijfsgroei of -afname en andere relevante factoren. Identificeer het totale verwachte volume aan werk, opgesplitst naar tijdsincrementen zoals maand, week, dag en uur. Door een zeer gedetailleerde vraagvoorspelling te maken, kunt u nauwkeuriger personeelsbehoeften voorspellen.
Voorspelde uitzenduitzonderingen, dit zijn de uren dat medewerkers niet beschikbaar zijn voor het uitvoeren van werktaken. Uitzonderingen zijn ziekteverlof, vakantietijd, pauzes, vergaderingen en trainingen. Bekijk historische informatie en maak aannames over toekomstige uitzonderingsmomenten.
Creëer een staffing, "what if" -model met behulp van workforce management (WFM) software of Microsoft Excel.Inputs moeten taken, productiviteit, verwachte werkbelasting en uitzonderingsprognoses omvatten.De output omvat de geprojecteerde klantenserviceniveaus, personeels- en ploegendesign. modellen.
Voltooi het personeel / vraagmodel en maak vervolgens een plan om de vereiste verschuivingen te dekken. Plan zowel frontlijnmedewerkers als managementpersoneel. Veel bedrijven laten werknemers met de meeste anciënniteit en de beste baanprestaties hun gewenste diensten kiezen.
Voortdurend bewaken en aanpassen van planningen, op basis van veranderende bedrijfsbehoeften.
Tips
-
Veel werkgevers bieden prikkels voor werknemers die de minder wenselijke diensten verrichten, betaald binnen het uurloon of als bonus.
Omdat het werkvolume fluctueert, is het gebruikelijk genoeg werknemers in te plannen om de drukste of piekuren in een bepaalde ploeg te verwerken en vervolgens minder drukke tijden te gebruiken voor training of pauzes.
Waarschuwing
Hoewel voortdurend veranderende diensten en schema's kunnen worden afgestemd op uw zakelijke behoeften, kunnen te veel wijzigingen het moreel van de werknemers negatief beïnvloeden. De meeste werknemers geven de voorkeur aan consistente schema's.
