Voor elke organisatie is het vieren van een bouwtoewijzing het hoogtepunt van jarenlang werk en planning. Er zijn veel manieren om deze herdenking te plannen. Geniet van de tijd besteed aan het creatief beslissen welke componenten het meest geschikt zijn voor uw evenement. Zal er een lint worden gesneden? Hoe zit het met een lunch? Wil je een religieuze component opnemen? Veel van deze ideeën kunnen afhankelijk zijn van uw budget, maar zijn de moeite waard om te verkennen. Nadat u enkele richtlijnen hebt ingevoerd, start u het planningsproces.
Stel de datum enkele maanden van tevoren in. Coördineren met uw aannemer op een verwachte einddatum. Controleer de lokale bouwvoorschriften - mogelijk moet je een bezettingsbewijs aanvragen voordat je legaal een evenement in het nieuwe gebouw kunt organiseren. Als u een viering voor de hele gemeenschap plant, controleert u de agenda's van andere groepen of instellingen, zodat u de begindata niet overboekt.
Bereid de gastenlijst enkele maanden van tevoren voor. Meld uitgenodigde VIP's van de datum en laat hen weten dat u parkeerplaatsen en speciale zitplaatsen voor hen reserveert. Geef een schatting van het aantal gasten dat aanwezig is: kijk goed naar uw lijst en de kans dat mensen aanwezig zijn. Meestal geldt hoe groter de gastenlijst, hoe lager het aanwezigheidspercentage. Voor lijsten met 500 of meer gasten is 25 procent aanwezigheid een schatting. Cateraars zijn een goed geïnformeerd middel om het aantal gasten dat aanwezig zal zijn te schatten.
Verscheidene maanden van tevoren, nodig je leden van de geestelijkheid en andere sprekers uit waarvan je hoopt dat ze aan de dienst zullen deelnemen.
Stuur de berichten 'Bewaar de datum' per e-mail naar de volledige gastenlijst, maximaal twee maanden van tevoren.
Boek en ontmoet de cateraar zo vroeg mogelijk. Neem beslissingen over ruimtelijke planning, menu, apparatuurbehoeften, parkeren, bloemstukken en onderhoudspersoneel.
Boek apparatuur en diensten. Begin met het plannen van vergaderingen voor elk van hen enkele maanden van tevoren. Dit kunnen apparaten (stoelen, tafels, linnengoed, podium, geluidssysteem en podium), valet, bloemisten, muzikanten, printer en fotograaf zijn. Begin te werken met elk medium dat het evenement kan bestrijken.
Mail-uitnodigingen drie weken voorafgaand aan het evenement. Hand-adres indien mogelijk.
Bevestig opnieuw met serviceproviders twee weken van tevoren en controleer alle details nogmaals. Maak een gedetailleerd overzicht van evenementen voor de dag van het evenement en distribueer deze naar serviceproviders. Neem contactgegevens op met mobiele telefoonnummers. Programma's of bestellingen van service moeten twee weken voor het evenement naar de printer gaan.
Op de dag voor het evenement reserveer je parkeerplaatsen voor VIP's, geestelijken en traiteurs met verkeerskegels en gereserveerde parkeerborden. Haal het programma / de serviceorders op bij de printer. Ontvang huuritems en begin met instellen. Neem opnieuw contact op met leden van de media en reserveer indien nodig parkeerplaatsen voor hen.
Op de dag van het evenement, werk het plan en afhankelijk van de professionals die u hebt ingehuurd om hun werk te doen.
Tips
-
Ontwerp de toewijding om de intentie van het gebouw te eren. Studenten kunnen bijvoorbeeld betekenisvolle rollen spelen bij de inwijding van een nieuw schoolgebouw, of gasten kunnen worden uitgenodigd om zaden van wilde bloemen te gooien bij de inwijding van een openbaar tuincentrum. Als er geld voor het nieuwe gebouw is gedoneerd, is het van plan een privé "sneak peek" -feest te houden voor donoren de avond voor de inwijding.
