Het is een lastige zaak om uw medewerkers op het goede spoor te houden, vooral als ze meerdere taken hebben om te jongleren. Als u echter van tevoren taken inroost, zorgt u ervoor dat werknemers nooit worden getroffen door plotse vervaldatums en dat de werklast gelijkmatig over uw team wordt verdeeld. Er zijn verschillende manieren om taken in te plannen, afhankelijk van de aard van uw bedrijf en uw persoonlijke voorkeuren.
Splits uw belangrijke taken op in dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse categorieën. Wijs één dag per week toe aan wekelijkse taken en één dag per maand voor de maandelijkse taken. Dit breekt bijvoorbeeld zoiets als winkelonderhoud, terwijl het zorgen voor diepe reinigingstaken nog steeds wordt bereikt.
Geef elk van uw medewerkers een dagelijkse takenchecklist. Deze lijst zou alles moeten bevatten waarvan van de werknemer wordt verwacht dat hij die dag zal doen. Toewijzingen kunnen zaken zijn zoals het schoonmaken van de winkel, het resetten van visuele displays of reguliere onderhoudstaken. Laat werknemers desgewenst deze taken onderling splitsen als zij dat nodig achten.
Werk samen met managers of ploegleiders om een realistische taakworkload voor elke medewerker te bepalen. Het is belangrijk om werknemers bezig te houden zonder ze te overweldigen, en directe managers zullen een betere inbreng hebben in wat dat met zich mee zal brengen.
Plaats de belangrijkste taken in de buurt van de voorkant van de lijst. Accepteer dat medewerkers de taken die u plant niet altijd uitvoeren. Zorg er daarom voor dat ze beginnen met de dingen die absoluut moeten worden gedaan.
Bied concept-takenlijsten aan werknemers en vraag om feedback over de vraag of zij vinden dat het schema realistisch en eerlijk is. Dit is een uitstekende manier om uw personeel te betrekken bij belangrijke besluitvormingsprocessen.
Voer regelmatig "check-ups" uit bij medewerkers om ervoor te zorgen dat taken worden voltooid. U moet ook met werknemers spreken om te begrijpen of zij bekend zijn met de taken die u van hen verlangt om te voltooien. Dit is belangrijk omdat opdrachten en verwachtingen vaak verloren kunnen gaan in de vertaling omdat ze worden doorgegeven via verschillende managementlagen.
Tips
-
Hoewel een eenvoudige gedrukte checklist vaak genoeg is voor kleine bedrijven, wilt u misschien investeren in taak / productiviteitspecifieke software als u te maken hebt met een groot personeelsbestand.
