Contractbeheer verwijst naar een systeem dat organisaties gebruiken om relaties met andere bedrijven te controleren die producten en services leveren. Elk agentschap benadert contractbeheer anders. De beheersystemen van overheidsinstanties moeten bijvoorbeeld voldoen aan toepasselijke regels en wetten. Particuliere bedrijven en non-profitorganisaties genieten meer flexibiliteit.
Waarde
Een leidende doelstelling voor contractbeheer betreft het concept van waarde. Een organisatie zal contractbeheer inschakelen wanneer zij van mening is dat een externe leverancier beter is toegerust om het product of de dienst te leveren. De waarde moet niet alleen bestaan in de hoofden van het leiderschap van de organisatie, maar ook in de ogen van klanten en aandeelhouders. Aannemers die niet voldoende waarde bieden, krijgen hun contracten mogelijk niet vernieuwd. Voor sommige contractmanagementafdelingen wordt waarde gemeten in termen van kwaliteit in relatie tot kosten.
produktiviteit
Het concept van contractproductiviteit is gerelateerd aan het concept van waarde. Een organisatie zal bekijken hoeveel (in numerieke termen) de aannemer kan produceren of hoeveel klanten hij kan bedienen. Als de productiviteit hoog is, is het voordelig om met de aannemer samen te werken. Als de productiviteit lager is dan verwacht, zal het voordelig zijn om contractvoorwaarden te gebruiken om de aannemer aan te moedigen om de productiviteit te verbeteren of om een andere aannemer te vinden zodra dit wettelijk mogelijk is.
Nakoming
Contractcompliance is noodzakelijk. Hoewel een organisatie kan geloven dat het een goede waarde krijgt van de aannemer - met behulp van maatregelen voor productiviteit, kwaliteit en andere factoren - moet het ook zorgen voor naleving. Een contractbeheersysteem zorgt ervoor dat elke contractant zijn beloften nakomt in een juridisch contract, zoals het verstrekken van de juiste documentatie, het halen van deadlines, het aantonen van verantwoording, het rapporteren van financiële gegevens en het naleven van de regelgeving. Als een organisatie niet kan vertrouwen op een contractbeheersysteem of -kantoor om de naleving door contractanten te waarborgen, worden de primaire doelstellingen voor contractbeheer niet behaald.
