Een organisatiesysteem is, eenvoudigweg, hoe een bedrijf is opgezet. Een goede organisatiestructuur legt zowel een hiërarchie als de stroom van communicatie in een bedrijf vast. Het is belangrijk voor elk bedrijf, ongeacht de omvang, om een organisatiesysteem te implementeren. Het heeft veel voordelen om een goed gedefinieerde organisatiestructuur te hebben, zoals verbeterde efficiëntie, productiviteit en besluitvorming. Elke structuur heeft zijn sterke en zwakke punten. Uiteindelijk zijn deze voor- en nadelen afhankelijk van het type bedrijf dat u gebruikt, uw branche, de grootte van uw organisatie en andere factoren. Het is belangrijk om alle soorten organisatiesystemen te overwegen voordat u beslist welke geschikt is voor uw bedrijf.
Wat zijn organisatiesystemen?
Een organisatiesysteem is de structuur van hoe een organisatie is opgezet. Die structuur definieert hoe elke divisie van een bedrijf wordt opgezet, de hiërarchie van wie rapporteert aan wie en hoe de communicatie door de organisatie stroomt. Nog verder uitgesplitst, definieert een organisatiestructuur hoe elke rol in een organisatie functioneert. Met een goed gedefinieerde organisatiestructuur weten alle medewerkers wat van hen wordt verwacht en aan wie zij rapporteren. Bedrijfseigenaren moeten lang nadenken over welk systeem ze moeten kiezen, omdat elke organisatie unieke behoeften heeft. Een organisatiestructuur die geschikt is voor één bedrijf, is niet geschikt voor een ander bedrijf.
Voorbeelden van organisatiesystemen in het bedrijfsleven
Er zijn vier hoofdtypen van organisatiestructuren: functioneel, divisie, matrix en plat. Elk systeem heeft unieke functies.
Functionele organisatiestructuur: Een functionele organisatiestructuur is een traditionele hiërarchie. Veel bedrijven, met name grotere bedrijven, volgen de functionele structuur. Dit systeem beschikt over verschillende gespecialiseerde afdelingen zoals marketing, financiën, verkoop, human resources en operations. Dan is een senior manager verantwoordelijk voor alle gespecialiseerde afdelingen. De rapportagestroom is duidelijk. Elke medewerker rapporteert aan zijn senior, inclusief divisiehoofden, die rapporteren aan het senior management. Het senior management houdt toezicht op de gehele structuur. Omdat het bedrijf opgesplitst blijft in gespecialiseerde afdelingen, zijn werknemers ook vaak gespecialiseerd. Dit zorgt voor een duidelijk pad voor promotie en groei. De divisies kunnen echter moeite hebben om met elkaar te communiceren. Omdat alle afdelingen naar boven rapporteren, is er weinig horizontale communicatie tussen hen, waardoor er weinig ruimte is voor holistisch, volledig bedrijfsdenken, behalve op het hoogste managementniveau. Dit maakt het functionele organisatiesysteem traag om zich aan te passen aan veranderingen.
Divisie-organisatiestructuur: Een divisiestructuur verdeelt het bedrijf in teams op basis van de projecten waaraan de medewerkers werken. Dit systeem omvat veel verschillende soorten teams, waaronder juridische, public relations, onderzoek en bedrijfsontwikkeling. Verder worden teams gecreëerd rond specifieke projecten. Een farmaceutisch bedrijf kan bijvoorbeeld afzonderlijke teams hebben die zijn toegewijd aan elk medicijn dat zij produceren. Elk projectteam heeft een directeur of vice-president en oefent een bepaald niveau van autonomie binnen de organisatie uit. De divisiestructuur stelt werknemers in staat om diep vertrouwd te raken met het werk van hun team. Divisies zijn zich echter vaak niet bewust van wat andere teams doen en communiceren niet met elkaar. Medewerkers zijn mogelijk niet in staat om effectief over divisies te werken wanneer dat nodig is. Uiteindelijk kan dit systeem een uitdaging zijn om te beheren vanwege de verspreide structuur.
Matrix organisatiestructuur: Een matrixsysteem is een kruising tussen een functionele structuur en een divisiestructuur. Vanuit een vogelperspectief wordt het bedrijf opgezet in een functionele structuur, met een traditionele hiërarchie en gespecialiseerde afdelingen. Wanneer u deze divisies van dichtbij bekijkt, worden ze echter allemaal in een divisiestructuur opgezet. Dit betekent dat ze zijn opgesplitst in projecten en kleinere teams. Het matrixtype van de organisatiestructuur is vrij complex en vereist veel planning, om nog maar te zwijgen van sterke communicatiesystemen in de hele organisatie. Wanneer de matrixstructuur echter goed werkt, elimineert het veel van de problemen die opduiken met divisie- of functioneel-alleen organisaties. Communicatie kan reizen naar de juiste mensen, wat de productiviteit en holistisch denken verhoogt. Verder worden medewerkers blootgesteld aan andere afdelingen en projecten, waardoor samenwerking wordt aangemoedigd. Nadeel is dat de matrixstructuur snel verwarrend kan worden voor werknemers wanneer er te veel managers zijn, en het is niet duidelijk aan wie te rapporteren.
Platte organisatiestructuur: Een platte organisatiestructuur vlakt een groot deel van de hiërarchie af en biedt werknemers meer autonomie over hun werk. Vaak zijn platte organisaties opgesplitst in tijdelijke teams, hoewel ze meestal geen formele structuren hebben. Er zijn nog steeds enkele top-downdynamiek in een plat systeem. Vaak is er op zijn minst een aantal leidinggevenden die het schip besturen. Dit systeem is echter gebaseerd op het verstoren van de traditionele hiërarchische structuren van bedrijven. Veel startups en technische bedrijven neigen naar een platte organisatie, omdat dit innovatie en inbreng van medewerkers stimuleert. De gedachte is dat wanneer werknemers niet worden onderdrukt door administratieve rompslomp, ze vrijuit zullen denken en nieuwe, winstgevende ideeën zullen genereren. Dit verhoogt de communicatie tussen teams en elimineert enkele van de communicatieproblemen die kunnen optreden wanneer berichten een top-down-structuur doorlopen. Helaas is een vlak systeem moeilijk te onderhouden naarmate een bedrijf groeit, en de behoefte aan meer gestructureerde communicatiesystemen komt om de hoek kijken. Verder kunnen werknemers in een platte organisatie overweldigd raken door te veel verschillende taken uit te voeren en hebben ze niet veel ruimte om te groeien of gepromoot te worden.
Waarom bedrijven organisatiesystemen nodig hebben
Organisatorische systemen zijn belangrijk voor bedrijven van elke omvang. Het hebben van een solide, goed gedefinieerde structuur op zijn plek wist verwarring en legt eenvoudige processen uit die werknemers kunnen volgen. Elke werknemer moet precies weten aan wie hij rapporteert. Zonder een bepaald type hiërarchie of structuur kan een werkplek chaotisch worden. Medewerkers begrijpen misschien niet wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor belangrijke dingen door de kieren vallen. Een solide organisatiestructuur stroomlijnt een bedrijf en houdt iedereen op dezelfde pagina.
Een organisatiesysteem plaatst elke persoon op zijn juiste plaats en kan zijn of haar steentje bijdragen aan het bedrijf. Het hebben van een systeem verbetert de algehele efficiëntie, verhoogt de productiviteit en biedt duidelijkheid voor iedereen in de organisatie. Elke afdeling kan beter werken wanneer rollen duidelijk worden gedefinieerd en doelstellingen worden gedeeld. Verder kan het juiste organisatiesysteem de besluitvorming verbeteren, omdat informatie door de hele organisatie stroomt. Managers op het hoogste niveau kunnen informatie verzamelen van alle divisies, waardoor ze meer inzicht krijgen in het geheel van de bedrijfsactiviteiten van een bedrijf.
Een degelijk organisatiesysteem elimineert veel bedrijfsproblemen, waaronder het dupliceren van werk en conflicten tussen posities. Als een bedrijf goed doordacht is, heeft elke medewerker een andere rol en overlappen de rollen elkaar niet. Er is geen "omloop" waar niemand zeker weet wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak of project. Hierdoor neemt de samenwerking toe en voelen medewerkers zich trots op hun werk. Werknemers vermijden de frustratie van steeds verschuivende rollen en doelpalen. Ze kunnen zich concentreren op waar ze het beste in zijn.
Het kiezen van het juiste organisatiesysteem kan uw bedrijf naar een hoger niveau tillen. Als uw bedrijf bijvoorbeeld op producten is gebaseerd, is een matrix- of divisiestructuur waarschijnlijk ideaal. Dit zijn projectgebaseerde structuren die zich richten op gespecialiseerde teams. Kleine startups kunnen daarentegen een platte structuur overwegen om alle medewerkers hun vaardigheden en expertise te laten inbrengen zonder dat de hiërarchie interfereert.
Voorbeelden van bedrijven met organisatiesystemen
Voorbeelden van het functionele systeem: Functionele organisatiesystemen zijn in het verleden gebruikt door het leger, universiteiten en overheidsinstanties. In de loop der jaren zijn functionele hiërarchieën minder populair geworden en veel organisaties zijn van hen verwijderd. Ze worden echter nog steeds gebruikt door bepaalde bedrijven. Een voorbeeld van hoe dit type organisatiesysteem kan worden gebruikt, is in een traditionele fabrieksinstelling. De fabrieksmanager houdt toezicht op de verschillende afdelingen van de fabriek, die elk gespecialiseerd zijn. Elke divisie heeft een eigen manager, die allemaal rechtstreeks rapporteren aan de leidinggevende fabrieksmanager. Een ander voorbeeld kan een winkel zijn. Een winkelmanager houdt toezicht op de operaties vanaf de top van de piramide. Hieronder zijn verschillende afdelingen. Misschien is er een voor inventaris, een voor klantenservice en een voor marketing en promoties. Elk heeft zijn eigen supervisor en ze rapporteren allemaal aan de general manager.
Voorbeelden van het divisiesysteem: Divisiesystemen zijn populair bij grote multinationals. Johnson & Johnson heeft bijvoorbeeld een divisiestructuur. Elk merk van Johnson & Johnson opereert als een eigen bedrijf, met een eigen leiderschap en interne structuur. Al deze merken rapporteren aan het moederbedrijf. Een ander voorbeeld van een divisiestructuur is General Electric. De CEO zit aan de top en verder is het bedrijf opgesplitst in verschillende groepen. Er zijn enkele operationele groepen, zoals die voor financiën, juridische zaken, public relations en wereldwijd onderzoek. Sommige teams zijn toegewijd aan specifieke projecten, waaronder luchtvaart, energie, gezondheidszorg en meer.
Voorbeelden van het matrixsysteem: Een matrixorganisatorisch systeem is complex en wordt daarom meestal overgenomen door grote, gevestigde ondernemingen. Een beroemd voorbeeld van een matrixbedrijf is Starbucks. Het grootste koffiebedrijf ter wereld gebruikt een functionele structuur om zijn activiteiten op te splitsen in afdelingen, waaronder HR, financiering en marketing. Deze afdelingen bevinden zich op het hoofdkantoor van het merk en rapporteren aan de hogere managementniveaus. De HR-afdeling maakt bijvoorbeeld beleid dat van invloed is op alle Starbucks-locaties over de hele linie. Vervolgens heeft Starbucks afzonderlijke divisies voor elke geografische regio. Deze regio's omvatten Amerika, China en Azië-Pacific, Europa, het Midden-Oosten, Rusland en Afrika. De regio Americas, die het meest populair is voor het bedrijf, wordt verder opgesplitst in vier kleinere divisies. Starbucks heeft ook op producten gebaseerde divisies. Er is bijvoorbeeld een afdeling voor artikelen zoals de Starbucks-mokken en een andere voor gebakken waren. Op de lagere niveaus van de organisatie heeft Starbucks teams met medewerkers, vooral op winkelniveau. Deze complexe matrixstructuur dient de koffiegigant goed, waardoor het bedrijf duizenden winkels over het hele land met succes kan bedienen.
Voorbeelden van het platte systeem: Vlakke systemen zijn populair bij startups en techbedrijven. Een bekend voorbeeld van het platte systeem is Zappos. In 2013 kondigde de CEO van het enorme schoenenbedrijf een nieuwe managementstructuur aan genaamd holacracy, een opzet om samenwerking aan te moedigen door de hiërarchie op de werkplek te elimineren. Het bedrijf verbood manager titels. Het zou geen functietitels meer hebben en er zouden geen eindbazen zijn. Elke medewerker zou de leiding hebben over zijn eigen werk. Het bedrijf hoopte innovatie en creatie aan te wakkeren door de bureaucratie weg te nemen die betrokken is bij hiërarchie en besluitvorming. Zappos worstelt echter om de operaties echt plat te houden.
Dit is een strijd van veel grote bedrijven die een platte structuur implementeren. Veel startups hebben gesproken over de moeilijkheid om een platte organisatiestructuur te behouden bij het ervaren van exponentiële groei. Uit onderzoek blijkt dat werknemers hiërarchische structuren geruststellend en praktisch vinden. Een platte organisatiestructuur is dus misschien een goede optie voor een bedrijf dat zich in een vroeg stadium bevindt, om innovatie en groei te stimuleren. De meeste grotere bedrijven wijken echter van een plat systeem af, omdat het in de loop van de tijd omslachtig kan worden om te beheren.
