Een nummeringssysteem voor beleid en procedures helpt gebruikers bij het navigeren door een papieren of online handleiding. Een gestandaardiseerd systeem voorziet beide in logische organisatie en zorgt ervoor dat een gebruiker informatie kan vinden zonder elke pagina en kop te hoeven scannen. Afdelingsorganisatie en een numeriek of alfanumeriek nummeringssysteem zijn eenvoudige maar effectieve manieren om ervoor te zorgen dat een beleid of procedure slechts één mogelijke locatie in de handleiding kan hebben.
Beleidsindeling en paginanummering
Organiseer beleidsregels alfabetisch, inclusief elk als afzonderlijk hoofdstuk, en nummer elk hoofdstuk met een samengesteld nummer, zoals 1.0 en 2.0. Als het personeelsbeleid bijvoorbeeld hoofdstuk vijf beslaat, gebruikt u '5.0 - Human Resources' als kop van het hoofdstuk. Nummer de pagina's in elk hoofdstuk in de juiste volgorde, niet in de juiste volgorde van het begin tot het einde van de handleiding.
Nummering voor procedures
Creëer getallen voor procedures door hoofdstuknummers toe te voegen. Als '5.0 - Human Resources' bijvoorbeeld zes procedures bevat, nummert u deze van 5.1 tot 5.6 en neemt u de naam van elke procedure op. Gebruik inspringing, kleine letters en Romeinse letters in kleine letters om stappen en subtappen binnen elke procedure te identificeren. Als terminatieprocedures bijvoorbeeld positie 5.2 in beslag nemen, gebruikt u de letters "a, b en c" om de stappen bij het beëindigen van een medewerker te identificeren. Als een van deze stappen subtitels bevat, identificeert u deze met Romeinse letters in kleine letters, zoals "i, ii, iii."
Overwegingen bij het nummeringssysteem
Hoewel een goed nummeringssysteem het mogelijk maakt om revisies door te voeren, is het niet volledig onfeilbaar met betrekking tot toevoegingen. Als het mogelijk is, assembleer dan de handleiding en maak het nummeringssysteem pas nadat u klaar bent met het maken van alle nodige beleidsregels en procedures. Anders moet u aan het einde van de handleiding nieuwe beleidsregels toevoegen of alles opnieuw nummeren om de alfabetische volgorde te behouden.
