Een handleiding voor beleid en procedures is een geschreven document dat de regels van een organisatie beschrijft en de specifieke manieren waarop het moet worden uitgevoerd. Dit omvat alles van de algemene kijk van de organisatie tot de details van het verwerken van inkomende e-mail. Enkele basisideeën voor een handleiding voor beleid en procedures maken een handleiding nuttiger voor werknemers.
Verzamel feedback van afdelingen
Voordat u een formele handleiding voor een organisatie schrijft, ontvangt u van alle afdelingen feedback over hun beleid en procedure. Zelfs als er geen formeel handleiding voor beleid en procedures is, hebben de afdelingen waarschijnlijk hun eigen informeel beleid, memo's en verspreide reisgidsen. Een handleiding voor beleid en procedures moet, tenzij het wordt geschreven voor een nieuwe onderneming of organisatie, rekening houden met hoe de afdeling al wordt uitgevoerd. Het introduceren van volledig nieuw beleid en nieuwe procedures zou de productie kunnen vertragen vanwege de leercurve. Beschouw in plaats daarvan het beleids- en procedurehandboek als een plaats om alle informele beleidslijnen en procedures op één plaats te consolideren om verwarring te voorkomen.
Dit is echter geen absolute regel. Een van de voordelen van het schrijven van een beleids- en procedurehandleiding is dat het u de kans biedt om de effectiviteit van het werk van een organisatie te beoordelen. Bij het schrijven van de handleiding, praat met managers en werknemers in de verschillende afdelingen om te zien of een van de beleidslijnen en procedures waarmee ze momenteel werken omslachtig, moeilijk of inconsistent is. Als dat het geval is, kunt u een vergadering houden om efficiëntere werkwijzen te bespreken voordat u de handleiding invult.
Onderscheid tussen beleid en procedure
Beleid omvat algemene regels die beschrijven wat wel en niet kan worden gedaan, en dit varieert van filosofisch tot specifiek. Een beleid kan bijvoorbeeld zijn 'wij zijn milieuvriendelijk' of 'dient alle toelatingsverzoeken in bij de toelatingsafdeling'. Procedures beschrijven de stapsgewijze processen om een beleid uit te voeren. Maak bij het maken van een handleiding voor beleid en procedures een onderscheid tussen beide door de koppen van het beleid en de procedures van de kopjes of lijsten van elk beleid te maken. Op deze manier kan de handleiding snel worden genavigeerd door werknemers die specifieke informatie willen over hoe een beleid moet worden uitgevoerd.
Wees duidelijk en specifiek
Bij het schrijven van een handleiding voor beleid en procedures, moet u wellicht uw werk regelmatig herzien om elk jargon, complexe zinnen en vage instructies weg te knippen. Probeer zinnen tot 15 woorden of minder te houden. Vermijd doorvoeren of zinnen die op meer dan één manier kunnen worden geïnterpreteerd. In plaats van instructies te geven zoals "alle facturen verwerken en een formulier naar de manager sturen", beschrijf de procedures voor het verwerken van de facturen en geef de naam op van het specifieke formulier dat naar de manager moet worden verzonden.
Mogelijk wilt u dat een of meer werknemers de handleiding voor beleid en procedures doornemen om te controleren op onderdelen die zij moeilijk kunnen bevatten.
Controleer en update regelmatig
Een handleiding voor beleid en procedures is een levend document. Om het overzichtelijk te houden, herzie en update het regelmatig indien nodig. Houd een keer per jaar een vergadering om te zien of er wijzigingen moeten worden aangebracht in de handleiding voor beleid en procedures. Dit omvat nieuwe manieren om te werken, moeilijke of verwarrende paragrafen te herformuleren en manieren te bedenken om de handleiding nuttiger te maken, bijvoorbeeld door meer informatie toe te voegen of door verschillende hoofdstukken in kleur te coderen.
Plaats geen tijdgevoelige informatie zoals namen van contactpersonen, telefoonnummers van personen en URLS van websites in het beleid. Raadpleeg namen van afdelingen in plaats van te verwijzen naar specifieke personen of titels in de handleiding. Dit zal ertoe bijdragen dat het beleid en de procedurehandleiding langer relevant blijven.
