Quickbooks is een boekhoudsoftware die wordt gebruikt om financiële cijfers en andere relatieve informatie te organiseren en te berekenen. Het geeft u het voordeel van het creëren van kwalitatief goed financieel werk met het behulpzame voordeel van de technologie van vandaag. Hoewel Quickbooks enige computerervaring vereist met spreadsheets en accounting, betekent dit niet dat het moeilijk te beheersen is. Met de juiste instructie en begeleiding kan iedereen deze procedure leren. In dit artikel leert u hoe u de Quickbooks-software gebruikt om professionele payroll-spreadsheets en -databases te maken.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Quickbooks-software
Quickbooks gebruiken voor Payroll
Klik op het pictogram "Quickbooks" op het bureaublad van uw computer om het programma te openen. Wanneer het programma wordt geladen, verschijnt het met de standaardplatformmodule. U moet de configuratie van de payroll-setup opstellen. U kunt dit doen door te klikken op de link "Medewerkers" bovenaan de navigatiebalk van het programma. Klik op "Payroll instellen", dat als een subcategorie wordt weergegeven in het dropbox "Medewerkers". De installatiewizard verschijnt en biedt u de mogelijkheid uw standaardinstellingen voor belastingaftrek, betalings- en uurberekeningen en jaarlijkse salarisberekeningen te configureren.
Klik op "Kies een Payroll-optie" wanneer het eerste setup-wizardscherm verschijnt. Je krijgt drie subopties om uit te kiezen. Kies "Payroll voltooien" om de berekeningen automatisch te genereren en inhoudingen te belasten wanneer de uren en andere tijden in het systeem zijn ingevoerd. Dit kan een belangrijke tijd zijn omdat het tijd bespaart en het aantal mogelijke fouten vermindert.
Stel de werknemersdatabase in. De schermgegevens voor werknemersinformatiegegevens die moeten worden ingevuld. Elk onderwerp wordt gescheiden door tabbladen op basis van het belang en het onderwerp. U moet de gegevens van elke medewerker handmatig invoeren. Deze informatie zal bestaan uit de persoonlijke informatie van de werknemer. Items zoals hun geboortedatum, sociale zekerheid of fiscaal identificatienummer, militaire dienst, informatie over invaliditeit, formele spelling van de naam van de werknemer en adres. Wanneer u één tabblad hebt voltooid, klikt u op 'Tab wijzigen' om de set met informatie in te voeren. Het volgende tabblad toont de "Payroll and Compensation Module".
Klik in het vak "Inkomsten" in de compensatietabel van de module. Deze informatie is uiterst belangrijk en moet nauwkeurig worden ingevoerd. Op dit tabblad moet u individuele informatie invoeren voor elke medewerker, omdat deze informatie sterk varieert, afhankelijk van de werknemer. Voer de betaalrente, compensatie, ziektedagen, vakantiedagen, betaaldatums en andere informatie in die uw bedrijf gebruikt met betrekking tot betalingsberekeningen en boekhouding. Direct storten is ook een belangrijk aspect van nauwkeurigheid. Routeringsnummers en rekeningnummers moeten correct worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat geld naar de juiste locaties wordt verzonden.
Verander het tabblad om verder te gaan. Het volgende tabblad is "Werkgelegenheid-info". Dit gedeelte bevat alle informatie over de arbeidsstatus, zoals of de werknemer fulltime of parttime werkt, de huur- en einddatum. De positie en de functiebeschrijving van de medewerker kunnen naar eigen goeddunken ook in deze sectie worden opgenomen. Klik op "OK" om het invoerproces te sluiten en op te slaan. Uw Quickbooks-software genereert uw payroll-cheques automatisch voor visuele doeleinden. Het geeft een visuele weergave van de controle weer om te controleren of het correct is uitgevoerd. U krijgt de mogelijkheid om een authentiek formulier van de cheque voor later af te drukken of de inhoud en database voor later op te slaan. Kies uw actie voor het eindproduct naar eigen inzicht.
Tips
-
Controleer al uw werk nogmaals voordat u uw cijfers en andere informatie exporteert. De Intuit Payroll-service in uw payroll-opties wordt ten zeerste aanbevolen om handmatige invoer te voorkomen. Zorg ervoor dat de spelling van de naam van elke medewerker correct is. Dit kan problemen veroorzaken voor de werknemer bij het ontvangen van compensatiebetalingen. Overweeg het gebruik van het kladblok van Quickbooks dat is geïmplementeerd in de sectie 'Medewerkers'. Dit kan worden gebruikt als een middel om de interactie en observatie van werkgevers en werknemers te registreren. Implementeer uw Quickbooks-timer. Deze tool dient als een goed herinneringsbestanddeel voor het vaststellen van de vervaldatums van facturen en het exporteren van loonlijsten voor medewerkers. Druk altijd fysieke kopieën van uw werk af voor waarschuwingsdoeleinden. Als u van plan bent de informatie alleen op uw computer of programmadatabase achter te laten, dient u het programma en de bestanden terug te zetten als veiligheidsmaatregel. U zou nooit slechts één kopie van uw werk moeten hebben, vooral niet alleen op een computer met documentatiebestanden zoals deze.
Waarschuwing
Vermijd het invoeren van alle cijfers handmatig. Dit laat ruimte voor veel kleine fouten die op de lange termijn invloed kunnen hebben op de nauwkeurigheid van de boekhouding. Controleer alle informatie in het scherm "Looncontrole" voordat u gaat afdrukken om de nauwkeurigheid te garanderen. Ga vóór en na het afdrukken over op uw rapport over de loonverplichtingen om er zeker van te zijn dat uw informatie-invoer juist is. Houd altijd nauwkeurige belastinggegevens bij. Ongeacht de berekeningsgenerator van Quickbooks, moet u nog steeds de juiste informatie invoeren om nauwkeurige cijfers te ontvangen. Vertrouw niet alleen op uw computer en rekenmachine. Bekritiseer altijd je eigen werk.
