Wanneer vrachtwagenchauffeurs onderweg zijn, vaak ver van huis en vanuit hun thuisbasis, moeten ze vaak essentiële benodigdheden aanschaffen, zoals brandstof, en overheidsgelden betalen, zoals schaalvergoedingen. Bovendien treden calamiteiten met enige regelmaat op. Wanneer deze dingen onderweg gebeuren, hebben vrachtwagenbestuurders behoefte aan een efficiënte, betrouwbare betaalmethode voor de goederen, diensten en vergoedingen. Bovendien moet deze betaalmethode worden gekoppeld aan de vervoerder of het vrachtwagenbedrijf, en niet aan het eigen persoonlijke geld van de vrachtwagenchauffeur, aangezien deze kosten worden gemaakt in het normale verloop van de activiteiten van het truckbedrijf. Een veel voorkomende manier waarop vrachtwagenchauffeurs dergelijke uitgaven beheren, is via een EFS-cheque.
Wat is een EFS-controle?
EFS is een veelgebruikte afkorting voor een bedrijf met de naam Electronic Funds Source, LLC. Dit bedrijf biedt, naast andere zakelijke functies, een service waarmee vrachtwagenbedrijven en transportmakelaars een mechanisme voor hun chauffeurs kunnen bieden om onderweg te betalen voor benodigdheden door EFS-cheques aan hen uit te reiken.
Een EFS-controle is een papieren versie, vergelijkbaar qua uiterlijk en functie van een persoonlijke cheque. Dit stukje papier is voorgedrukt met labels en blanco's voor verschillende velden, inclusief de datum, het bedrijf of de persoon aan wie de betaling wordt gedaan en het bedrag.
Het concept bevat ook velden voor drie volgidentificatienummers: het emittentennummer, transactienummer en autorisatienummer. Voordat een aankoop wordt gedaan, moet de bestuurder contact opnemen met het transportbedrijf om het transactiebedrag voor de betreffende aankoop te specificeren. Het transportbedrijf geeft de bestuurder op zijn beurt het issuer-nummer en een transactienummer. Het autorisatienummer komt van EFS en wordt meestal verkregen door de handelaar of verkoper (of agentschap, in het geval van een vergoeding).
Wat is een TCH-controle?
In het verleden werkten de TCH-controles op vrijwel dezelfde manier, waardoor snelle geldovermakingen voor noodgevallen of andere on-the-road behoeften mogelijk waren. De TCH-cheques hebben op soortgelijke wijze als persoonlijke of zakelijke cheques gewerkt en hebben het geld rechtstreeks uit het account van de vervoerder overgemaakt. Ze werden algemeen geaccepteerd in de Verenigde Staten, waardoor ze een populaire methode zijn om essentiële zaken en noodsituaties voor vrachtwagenchauffeurs op de weg te dekken. In 2011 fuseerde het Transportation Clearinghouse (TCH) met EFS, zodat nu de term EFS-cheque van toepassing is.
Het gebruik van EFS-cheques
Brandstofaankopen zijn goed voor een groot deel van de kosten van transportbedrijven. Bovendien is het vanwege de volatiliteit van de brandstofprijzen moeilijker voor deze bedrijven om uitgaven te begroten en te beheersen. Terwijl sommige van de grotere bedrijven in de truckindustrie een langetermijnrelatie met brandstofleveranciers zullen aangaan, gaat deze aanpak slechts zo ver om de kosten te beheersen. Het vergrendelt over het algemeen het transportbedrijf in een prijs die hoger kan zijn dan het huidige gemiddelde, afhankelijk van de tijd van het jaar. En in veel gevallen zal een contract met een brandstofleverancier geen nut hebben voor een vrachtwagenchauffeur die in het midden van de nacht brandstof nodig heeft, zonder beschikbare locaties voor dat specifieke brandstofbedrijf in zicht.
Dit betekent dat door brandstofbedrijven uitgegeven kaarten niet werken als een langdurig, exclusief betalingsmechanisme voor de meeste vrachtwagenbestuurders. Als gevolg hiervan worden EFS-cheques door veel bedrijven gebruikt om hun chauffeurs toe te staan de noodzakelijke aankopen te doen terwijl ze onderweg zijn. Over het algemeen geeft het bedrijf lege EFS-cheques uit aan de vrachtwagenchauffeur. Als alternatief kan de vrachtwagenchauffeur ze bij verschillende bedrijven kopen, zoals vrachtwagenstops, reparatiewerkplaatsen en zelfs enkele algemene warenhuizen. Ten slotte kunnen vrachtwagenchauffeurs de EFS-klantenservice bellen om locaties in de buurt te vinden van bedrijven die deze kunnen controleren.
Voordelen van EFS-cheques
Voor vrachtwagenbestuurders zijn EFS-cheques een handige manier om essentiële goederen en diensten te kopen en verplichte kosten te betalen terwijl ze aan het werk zijn. Voor de transportbedrijven die de chauffeurs in dienst hebben, is de EFS-controle een efficiënte manier om chauffeurskosten te volgen en te beheren. Omdat elke aankoop moet worden verantwoord met transactienummers en autorisatienummers, kan het bedrijf bijhouden hoeveel er wordt uitgegeven en voor welke doeleinden. Voor transportgerelateerde bedrijven, zoals truckstops, sleepbedrijven en tankstations, betekent het accepteren van EFS-cheques een goede klantenservice voor een groot deel van hun klanten. Sommige verkopers zijn echter in het verleden getroffen door zwendel met EFS-producten en kunnen begrijpelijkerwijs voorzichtig zijn met het accepteren van EFS-controles zonder dat er adequate voorzorgsmaatregelen zijn getroffen.
