Bottom-up budgettering, ook wel participatieve budgettering genoemd, is een proces waarbij het management betrokken is bij alle afdelingen binnen een bedrijf. De gezamenlijke inspanning maakt gebruik van de gespecialiseerde kennis die door afdelingsmedewerkers wordt bijgehouden om een gedetailleerd en betekenisvol bedrijfsbudget op te stellen. Dit staat in schril contrast met de top-down budgettering, waarbij het hogere management een hoger budget creëert en afdwingt van boven het afdelingsniveau.
Bottom-Up Budgeting Defined
Een bottom-upbudget wordt meestal geconstrueerd in de vorm van een resultatenrekening en is een schatting van de bedrijfsdoelstellingen voor het lopende jaar (indien van toepassing) en kosten op basis van gemiddelden van de prestaties van vorig jaar of huidige bedragen, zoals de huidige huur van gebouwen. Het bottom-up-gedeelte betekent een budget dat op een gedetailleerd niveau is ontwikkeld door elke afdeling binnen een bedrijf.
Elke afdeling formuleert zijn eigen projecties van omzet en uitgaven. Als alternatief kunnen sommige bedrijven een bottom-upbudget ontwikkelen op basis van elk project dat het bedrijf voor het jaar wil nemen. Na voltooiing wordt elk gedetailleerd afdelingsbudget geconsolideerd tot een hoofdbudget voor het hele bedrijf. Sommige bedrijven kunnen ook een top-down begroting als cheque samenstellen, dit vergelijken met hun bottom-up budget en aanpassingen aanbrengen zodat de budgetten elkaar in het midden ontmoeten.
Voordelen van de Bottom-Up-methode
Bottom-up budgetten zijn meestal erg nauwkeurig omdat elke afdeling zijn gespecialiseerde kennis gebruikt om de afzonderlijke regelitems van zijn budget te maken. Dit type budgetteringsproces verbetert het moreel van het bedrijf en de motivatie van werknemers omdat het hele team betrokken raakt bij het opstellen van het budget en meer verantwoordelijkheid neemt voor het behalen van gebudgetteerde doelen.
Sommige afdelingen hebben budgetten die gedeeltelijk afhankelijk zijn van activiteiten in een ander deel van het bedrijf en communicatie verbetert vaak als teams samenwerken om hun onderling gerelateerde doelen te bepalen. Het budgetteringsproces helpt het management ook om een dieper inzicht in en betrokkenheid bij de bedrijfsdoelen te krijgen.
minpunten
Afdelingen kunnen zich schuldig maken aan te hoge budgetten, te gedetailleerd begraven worden en proberen te budgetteren voor elke stapel en elk potlood. Aangezien elke afdelingsmanager zijn eigen budget formuleert, is er een tendens om een klein beetje kussen toe te voegen voor het geval de groep problemen heeft om zijn budgetnummers te raken. Als elke afdeling zijn budget opvult, kan het cumulatieve effect een significant en negatief effect hebben op het geconsolideerde budget.
Daarnaast kan een afdeling budgettaire doelen instellen die te gemakkelijk haalbaar zijn, en onervaren managers kunnen slechte beslissingen nemen bij het schatten en berekenen van budgetnummers. Het budgetteringsproces kan ook aanzienlijk langer duren vanwege alle betrokken personen en afdelingen.
Expertise benutten
Afgezien van eventuele nadelen, heeft een bottom-upbudget meestal veel betere informatie dan een top-down budget omdat de werknemers die dagelijks met de gegevens werken dezelfde zijn die de nummers maken. De medewerkers delen wat zij het beste weten en geven het senior management de vrijheid om zich te concentreren op bedrijfsplanning en strategie op een hoger plan voor het bedrijf.
