Grote organisaties vertrouwen op meerdere budgetten om de kosten voor elke afdeling, team of divisie te beheersen. Het beheren van de budgetten van een organisatie kan verschillende vormen aannemen. Eén benadering is de bottom-upmethode, waarmee teams en managers hun eigen begrotingen kunnen opstellen en ter goedkeuring aan hogere autoriteiten binnen de organisatie kunnen voorleggen.
Vereiste tijd
Een van de nadelen van de bottom-up budgetbenadering is de hoeveelheid tijd die het in beslag neemt. Individuele managers moeten eerst hun eigen begrotingen maken, verwijzingen naar eerdere begrotingen en bestedingspatronen terwijl ze kostenvoorspellingen opnemen voor het komende fiscale jaar. Managers en leidinggevenden op het hoogste niveau moeten vervolgens alle budgetten controleren die managers indienen, en deze combineren om totalen te bepalen. De volgende stap is goedkeuring of feedback waarvoor wijzigingen nodig zijn, wat betekent dat het hele proces zich meerdere keren kan herhalen voordat een budget wordt goedgekeurd.
Verkeerde cijfers weergeven
De managers die in een bottom-upsysteem budgetten produceren, weten dat hun budget vraagt om beperkte middelen die ook andere afdelingsbudgetten wensen te gebruiken. Dit kan ertoe leiden dat managers de kosten overschatten of hun budgetcijfers opvullen. Hoewel dit een positief doel kan hebben om ervoor te zorgen dat de afdeling over voldoende geld beschikt om zijn doelstellingen te bereiken, kan dit onrealistische budgetcijfers en een aanzienlijke overbesteding betekenen wanneer veel managers hun budgetten met grote bedragen opvullen.
Gebrek aan deskundigheid
Bij een top-down budgetteringsaanpak heeft de leider die verantwoordelijk is voor de begrotingen waarschijnlijk ervaring op het gebied van budgettering en een zekere mate van comfort bij het werken met financiële toewijzing van middelen. Een benadering van onderaf vraagt managers echter die posities kunnen bekleden op basis van hun gespecialiseerde vaardigheden op andere gebieden, om dezelfde administratieve taken uit te voeren als degenen met meer vaardigheden. Managers die uitstekend zijn in het motiveren van hun teams en bekwaam zijn in een bepaalde bedrijfstak, zijn mogelijk niet in staat kostenbesparingen te vinden en kosten te schatten, evenals iemand anders die hoger in de organisatie staat.
Gebrek aan context
Bottom-up budgettering vereist dat managers budgetten voorbereiden zonder het voordeel van de context binnen de organisatie. Managers kunnen enige kennis hebben van de activiteiten van andere afdelingen, maar hebben geen inzicht in overkoepelende strategische doelen en financiële doelstellingen voor de organisatie in het algemeen. In plaats daarvan produceren managers hun budgetten geïsoleerd of met beperkte begeleiding van hun superieuren, werkend om in departementale behoeften te voorzien, maar mogelijk missen ze wat het beste is voor het bedrijf als geheel. Als alternatief, wanneer topfunctionarissen budgetten voorbereiden die ze verplichten in een top-down benadering, past elk budget in een groter plan dat rekening houdt met alle behoeften en middelen van de organisatie.
