De meeste zakelijke functies die niet worden geleid door beleid en procedures worden chaotisch en ongeorganiseerd. Het bewaren van bestanden is niet een van de meest opwindende aspecten van het bedrijfsleven, maar het is een van de meest vitale aspecten. Een georganiseerd systeem voor documentopslag elimineert nutteloze gegevens en beschermt de onderneming in geval van een audit. Weten wanneer je het moet houden en wanneer je het moet gooien, is een cruciale stap in het ontwikkelen van een succesvolle bedrijfsvoering.
Universal Retention Schedule
Alle bedrijven moeten een systeem ontwikkelen voor het bewaren van records dat universeel is voor alle afdelingen. Het zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina komt als het gaat om het opslaan van records. Onderzoek de wetten en statuten voor uw zakelijke en operationele sector. Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld andere vereisten hebben dan een kleine supermarkt. Raadpleeg indien nodig een advocaat om dit systeem te maken. Indexeer het plan op basis van functie en afdeling. Maak een schema en wijs classificatiecodes toe.
Records inventaris
De archiefinventarisatie is een cruciale stap in het beheren van retentie. Dit is een nauwkeurige lijst van alle records, elektronisch en papier, binnen uw organisatie. In de lijst moet een titel voor elke record worden vermeld, zoals 'Grootboek' en de locatie van het document. Voeg daarnaast een classificatie voor records toe. Dit is de standaard voor retentie op basis van uw bedrijfsplanning. Maak bijvoorbeeld een spreadsheet; de eerste kolom zou een titel zijn, "Verantwoordingsverslag voor verrekenbare rekeningen". De tweede kolomkop zou een classificatie zijn: "Crediteurenadministratie". Kolom drie kan een afdeling zijn, "Boekhouding". De rest van het werkblad kan de locatie omvatten, 'East Storage Room, Cabinet Four' en de bewaarcode 'Schedule A.'
Documentbeoordelingen
Het evaluatieproces omvat een bedrijfsbrede analyse van records ter plaatse om documenten te elimineren die de bewaarperiode overschrijden. Deze vorm van huis schoonmaken elimineert de opbouw van overtollige records. Gebruik de inventarislijst om verlopen documenten te vernietigen. Eenmaal voltooid, controleert u alle opslag en werkt u de inventarislijst bij. Bestudeer gedurende deze periode de wetten om wijzigingen te herkennen die zijn ingevoerd sinds de laatste beoordeling. Plan overzichten jaarlijks, driemaandelijks of maandelijks.
