QuickBooks: Functietypen

Het gebruik van typen in QuickBooks is een vaak onbegrepen functie van het programma en wordt net zo vaak verwaarloosd of misbruikt. Vanwege de flexibiliteit van het gebruik van typen is het zo groot dat het kan worden gebruikt om elke gewenste informatie over klanten, banen, verkopers en items die worden verkocht of gekocht, bij te houden. Het kiezen van de gegevens die moeten worden bijgehouden, is afhankelijk van het type bedrijf.

Typen leveranciers

Door het juiste gebruik van typen in het QuickBooks-programma kunt u aangepaste rapporten en mailinglijsten genereren met behulp van de gegevens die zinvol zijn voor een bepaald bedrijf. Ondernemers hebben veel opties op het gebied van leveranciers. Sommige bedrijven kiezen ervoor om de branche van een leverancier als een type te gebruiken. Een winkel kan leveranciersvormen opzetten die een afspiegeling zijn van de producten die zij verkopen. Sommige verkopers verkopen levensmiddelen en andere medicijnen of tabaksproducten. Andere bedrijven kunnen leveranciers hebben die specifiek zijn voor een geografische regio wanneer de levering van het product tijdsgevoelig is. Ze kunnen typen maken op basis van de leverancierslocaties.

Degenen in de bouwsector kunnen ervoor kiezen om leveranciers in te typen op basis van het type aangeboden diensten. Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld schilders, gipsplaat hangers, lijstenmakers en elektrische en loodgieters aannemers gebruiken. Als het nodig is om een ​​subtype aan te maken (bijvoorbeeld als een bedrijf één subcontractor gebruikt voor interieurverfopdrachten en een ander voor buitenverfopdrachten), worden schilders van het algemene type met het label en een subtype voor binnen- en buitenschilders gemaakt.

Dit gebeurt via het scherm Leveranciers bewerken bij het invoeren van het type onder de spatie voor de naam van het bedrijf van de leverancier.

Klant / Job Types

Voor bedrijven die meer dan één taak voor dezelfde klant uitvoeren, staat QuickBooks het maken van opdrachten onder de naam van de klant toe. Gebruik dezelfde typen voor klanten als voor leveranciers, hoewel de geografische regio van een klant misschien niet zo belangrijk is om te weten als voor leveranciers. Sommige bedrijven hebben groot- en detailhandelklanten en gebruiken die aanduidingen als zodanig. Als er geen voor de hand liggende aanduidingen worden gebruikt om klanten van elkaar te scheiden, kunt u typen gebruiken om bij te houden hoe klanten van het bedrijf hebben gehoord. Deze categorieën omvatten "mond-tot-mondreclame", "gele pagina's", "krantenadvertentie" of "direct mail". Aan het eind van het jaar kon een rapport worden gegenereerd dat zou aantonen welke marketingcampagne het meest succesvol was in het genereren van klanten en verkopen. Met jobtypen zijn de bedrijven die de functie "Jobs" zouden gebruiken vergelijkbaar met bouwgerelateerde bedrijven. Eén klant kan uw bedrijf op een dag een dak laten repareren en een sanitairzaak op een andere dag afhandelen. Door een jobtype voor elke service te maken, kunt u bepalen welke services u aanbiedt die de meeste winstmarge genereren en die welke uiteindelijk meer geld kosten kosten dan inkomsten.

Artikeltypen

Itemtypen zijn het enige type dat al is gedefinieerd door het QuickBooks-programma. Er zijn 12 itemtypen vooraf ingesteld in QuickBooks. Een artikel is een service of fysiek artikel dat wordt verkocht. De itemtypen zijn als volgt:

1. Service: als wat u verkoopt services zijn, bijvoorbeeld een hoveniersbedrijf, maakt u een item 'Maaien' en maakt u dit een type 'Service'.

2. Voorraad Als u in dezelfde hoveniersbedrijfsonderdelen onderdelen verkoopt om gazonuitrusting te repareren, bijvoorbeeld "Maaibladen", zouden deze een inventarisonderdeel zijn.

3. Voorraadassemblage: een assembly bestaat uit een aantal afzonderlijke inventarisonderdelen om een ​​volledig product te voltooien. Als u bijvoorbeeld een kruk zou bouwen, zou deze bestaan ​​uit een zitting, vier poten met ondersteuning en misschien een krukje.

4. Niet-inventarisonderdelen: gebruik dit type om zaken zoals kantoorbenodigdheden en schoonmaakartikelen te categoriseren. Als u uw klant factureert voor artikelen die nodig zijn om een ​​taak te voltooien, worden deze items beschouwd als niet-inventarisonderdelen.

5. Vaste activa-Een bezit dat u heeft dat essentieel is voor het runnen van uw onderneming en dat min of meer een vaste waarde is. Een voertuig, een gebouw of computer zou in aanmerking komen als een vast activum.

6. Overige kosten: als u kosten voor te late betaling, financiële kosten of verzendkosten in rekening brengt, worden deze beschouwd als 'andere kosten'.

7. Subtotaal - om een ​​subtotaal op klantfacturen op te nemen, moet u een "Subtotaal" type aanmaken. Dit voegt alle items toe en geeft een lopend totaal voordat de omzetbelasting aan het totaal wordt toegevoegd. Dit helpt wanneer u de "Kortings" -functie gebruikt om een ​​kortingspercentage te verwijderen voordat belastingen worden toegevoegd.

8. Groep: net als bij een voorraadsamenstelling bestaat een groep uit items die deel uitmaken van een 'pakket'-deal. Een compleet grasvelddetail kan bijvoorbeeld bestaan ​​uit de afzonderlijke servicepunten "Maaien", "Randafsnijden" en "Boomkappen".

9. Korting: door een kortingsitem aan te maken, wordt een percentage of een vast bedrag van het subtotaal afgetrokken.

10. Betaling: als het gebruikelijk is dat een klant een deel van het totaal verschuldigd op het moment van de verkoop betaalt, maakt u een item "betaling" waarmee het verschuldigde bedrag op een factuur wordt verlaagd.

11. BTW-artikel omzetbelasting wordt meestal berekend op staats- en lokaal niveau. Met dit artikel kan een afzonderlijk BTW-artikel worden gecreëerd voor de staat en voor de lokale discretionaire belasting.

12. Omzetbelastinggroep: dit artikel bestaat uit twee of meer afzonderlijke btw-artikelen als één groep. In uw regio kunt u een discretionaire belasting van 1 procent en een belasting van 6 procent belasting hebben. Met de 'omzetbelastinggroep' kunt u één regelitem bijhouden dat beide soorten 'btw-artikelen' bij dezelfde transactie bijhoudt.