Minder dan 10 pagina's lang, een klein rapport biedt lezers duidelijke en beknopte informatie. Geschreven in memo-formaat, is een klein rapport voornamelijk bedoeld voor intern gebruik in een bedrijf. U kunt een klein rapport gebruiken om een businessplan of een voorstel, een strategisch plan, een marketingplan of een financieel plan te beschrijven. Hoewel de inhoud en terminologie van verslag tot rapport verschillen, is de basisstructuur dezelfde: inhoudsopgave, inleiding, discussie, conclusies, aanbevelingen en bijlagen.
Maak kennis met uw leidinggevende of klant om te bepalen welke zaken in het rapport moeten worden behandeld en vraag hem naar achtergronddocumenten of ander ondersteuningsmateriaal. Organiseer interviews of vergaderingen met de juiste mensen in uw kantoor. Gebruik internet om aanvullende informatie voor uw rapport te verkrijgen.
Maak een inhoudsopgave voordat u het rapport schrijft. Visualiseer het eigenlijke rapport en organiseer de informatie in een sequentiële vorm. De inhoudsopgave stroomlijnt het schrijfproces en biedt een stapsgewijze sjabloon voor het rapport.
Schrijf de introductie. Meestal een paragraaf in lengte, de inleiding vermeldt de doelstellingen en belangrijkste kwesties van het rapport. Hoewel de inleiding achtergrondinformatie bevat, vat deze de rest van het rapport niet samen.
Geef details over de gebruikte onderzoeksmethode en hoe informatie werd verzameld in het discussiegedeelte van het rapport. Organiseer uw informatie met behulp van de juiste koppen en sub-kopjes. Deze sectie is het langste en meest complexe deel van het rapport en bevat de gegevens die leiden tot uw conclusies en aanbevelingen.
Presenteer ten minste twee alternatieve oplossingen voor het probleem of probleem en bespreek de voordelen en zwakheden van elk probleem. Gebruik waar mogelijk feiten en cijfers die u tijdens uw onderzoek hebt verzameld.
Vat de bevindingen samen in de conclusiesectie. Herinner de lezer aan de belangrijkste doelstellingen van het rapport en de belangrijkste verdiensten en zwakke punten van de mogelijke oplossingen. Maak de weg vrij voor de aanbevelingen.
Vermeld uw oplossing en vermeld de redenen voor uw keuze in de sectie aanbevelingen. Als u zowel korte- als langetermijnaanbevelingen geeft, vermeldt u duidelijk alle implicaties.
Neem grafieken, tabellen of gedetailleerd onderzoeksmateriaal op in het appendixgedeelte van het rapport.
