ERP, dat staat voor enterprise resource planning, is een bedrijfsspecifieke software die informatie verzamelt, beheert en coördineert tot een geïntegreerde gegevensstroom binnen het bedrijf. ERP heeft een reeks ingebouwde modules die effectief zijn in het helpen van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf. Bedrijfseenheden waar ERP mee helpt zijn marketing, voorraadbeheer, kwaliteitsbeheer, financieel beheer, levering en verkoop.
Modulair ontwerp
Het modulaire ontwerp van een ERP-systeem omvat verschillende afzonderlijke bedrijfsmodules, zoals productie, financiën, boekhouding en distributie, waarbij elke module de functies van een bepaalde sectie of afdeling van een organisatie verzorgt. Hoewel deze modules volledig gescheiden zijn, zijn ze op een zodanige manier geïntegreerd dat ze een naadloze gegevensstroom tussen de verschillende modules mogelijk maken. Dit vergroot de operationele transparantie die wordt geboden door de standaardinterface. De afzonderlijke modules werken in realtime met online- en batchverwerkingsmogelijkheden.
Centrale gemeenschappelijke database
Het hebben van een gemeenschappelijk gecentraliseerd databasebeheersysteem, ook wel een DBMS genoemd, is een belangrijk kenmerk van een goed ERP-systeem. Alle gegevens worden slechts één keer ingevoerd en opgeslagen en vervolgens door alle afdelingen en modules tegelijkertijd gebruikt. Dit helpt bij het elimineren van de inherente gebreken die zijn verbonden aan het gebruik van een gedistribueerde database. De gedistribueerde databasestructuur zorgt voor veel dubbelhartigheid en redundantie van gegevens, waarbij het risico van inconsistenties in de gegevens exponentieel toeneemt.
Flexibel en open ontwerp
Omdat organisaties bijna altijd een dynamisch karakter hebben, bieden ERP-systemen veel flexibiliteit om te reageren op de steeds veranderende behoeften van de onderneming. Deze systemen hebben een open systeemarchitectuur, waardoor ze elke module kunnen bevestigen of loskoppelen wanneer nodig zonder de andere modules te beïnvloeden. Een goed ERP-systeem moet de connectiviteit met andere bedrijfsentiteiten in de organisatie ondersteunen en mag niet beperkt blijven tot de grenzen van de organisatie. Het systeem moet ook geschikt zijn voor internet.
Automatische generatie van informatie
Een ERP-systeem biedt business intelligence-tools zoals executive informatiesystemen, beslissingsondersteunende systemen, eenvoudige waarschuwingssystemen, datamining en rapportage om mensen in staat te stellen de besluitvorming te verbeteren, wat resulteert in algemene verbetering van bedrijfsprocessen. Alle financiële en zakelijke informatie wordt automatisch gegenereerd uit de gegevens die al eenmaal zijn ingevoerd in de gemeenschappelijke gecentraliseerde database van het ERP-systeem, zonder verdere instructies. Een goed ERP-systeem heeft een verzameling van alle beste bedrijfspraktijken die wereldwijd van toepassing zijn.
