Geautomatiseerde boekhoudsystemen omvatten het gebruik van computers en een softwareapplicatie of -programma om bedrijven te helpen bij het registreren, rapporteren en analyseren van financiële informatie. Deze systemen volgen dezelfde basisprincipes waarmee handmatige systemen werken. Softwareapplicaties maken gebruik van grootboeken, journaals en andere accountingtools zoals traditionele handmatige boekhoudsystemen. Gecomputeriseerde boekhouding kan echter de effectiviteit en efficiëntie van het boekhoudproces van een bedrijf verhogen.
workflow
Geautomatiseerde boekhoudsystemen verbeteren de workflow van de financiële informatie van een bedrijf. In plaats van werknemers in te zetten om financiële transacties in het grootboek in te voeren, kunnen geautomatiseerde boekhoudsystemen deze informatie elektronisch importeren. Eigenaren en managers kunnen ook interne procedures instellen in een boekhoudsoftwaretoepassing om informatie te verwerken volgens specifieke regels en richtlijnen. Hierdoor kunnen accountants meer tijd besteden aan het rapporteren en analyseren van informatie dan aan het invoeren van de gegevens.
Veiligheid
Bedrijfseigenaren en -beheerders kunnen geautomatiseerde boekhoudsystemen gebruiken om een veiligere omgeving voor hun financiële informatie te creëren. Met geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen eigenaren en managers de toegang van werknemers tot bepaalde financiële informatie beperken. Dit zorgt ervoor dat werknemers geen informatie kunnen manipuleren of gebruiken voor hun persoonlijk voordeel. Met wachtwoorden, coderingscodes en andere functies kunnen managers informatie beschermen tegen ongepast gebruik. Grotere organisaties kunnen ook geautomatiseerde boekhoudsystemen gebruiken om hun interne controles te verbeteren.
Rapportage
Rapportage is vaak veel gemakkelijker bij het gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem. Bedrijven kunnen met één klik op de knop kostenrapporten, proefbalansen en financiële overzichten creëren. Door dit te doen, kunnen eigenaren en managers hun informatie sneller beoordelen om ervoor te zorgen dat deze accuraat, relevant en actueel is. Met geautomatiseerde boekhoudsystemen kunnen eigenaren en managers ook meerdere rapporten maken gedurende de boekhoudperiode. Meerdere rapportages kunnen helpen om een tijdiger beoordelingsproces te creëren om ervoor te zorgen dat er geen onregelmatigheden bestaan in de boekhoudkundige of financiële informatie van het bedrijf.
