Het schrijven van een brief aan een hoogwaardigheidsbekleder kan een zeer gecompliceerde zaak zijn. Je moet precies de juiste toon van respect slaan zonder te fronsen. Bovendien moet u de juiste aanhef weten om te gebruiken en ervoor te zorgen dat de titel van de persoon in de brief en op de envelop klopt. Niet alle hoogwaardigheidsbekleders van gelijke rang worden hetzelfde behandeld. De president van een republiek wordt bijvoorbeeld aangesproken als 'Excellentie' in de aanhef, terwijl de president van de Verenigde Staten wordt aangesproken als 'meneer de president'.
Onderzoek de titel van de ontvanger. Is ze een senator van de staat, een vertegenwoordiger of iets anders? U wilt niet incorrect zijn, want hierdoor ziet u er ongeïnformeerd uit en vermindert uw geloofwaardigheid.
Begin de brief door uw adres te typen, maar niet uw naam. Sla een regel over en typ de volledige datum. Sla een extra regel over en typ het officiële adres van de hoogwaardigheidsbekleder en zijn of haar fysieke adres. Als u bijvoorbeeld naar de koningin van Engeland zou schrijven, zou u schrijven: "Hare Majesteit de Koningin", gevolgd door het adres van haar huis. Vanaf 2011 is de constitutionele monarch Koningin Elizabeth II. Haar naam is eigenlijk Elizabeth Alexandra Mary, maar dat is nooit hoe ze is aangesproken.
Start de aanhef. Vaak is dit anders dan het adres. Als u bijvoorbeeld naar de koningin van Engeland schrijft, gebruikt u 'Mevrouw' of 'Moge u alsjeblieft alsjeblieft Majesteit' gebruiken. Volg beide met een dubbele punt.
Typ de hoofdtekst van je brief. Zorg ervoor dat je overal een respectvolle toon aanhoudt. Of je nu wel of geen onderdaan of burger bent onder het bewind of de ambtsperiode van de hoogwaardigheidsbekleder, behandel hem of haar met het respect dat past bij de functie.
Beëindig de brief met de slotverklaring die overeenkomt met de titel van de hoogwaardigheidsbekleder. Voor de koningin zou een onderwerp moeten tekenen met: "Ik heb de eer om te blijven, mevrouw, het meest eenvoudige en gehoorzame onderwerp van uwe Majesteit", gevolgd door de getypte volledige naam en handtekening van het onderwerp daarboven. Voor de president van de Verenigde Staten hoeft u echter alleen 'Respectvol' te schrijven, gevolgd door uw getypte naam en handtekening. Bij het schrijven naar een voormalige president, "Met vriendelijke groet" is voldoende.
Adresseer de envelop met hetzelfde formele adres dat in de brief wordt weergegeven. Bijvoorbeeld, voor een voormalig president van de Verenigde Staten zou je "Eervol (naam)" schrijven, gevolgd door het fysieke adres. Voor de koningin van Engeland typ je 'Hare Majesteit de Koningin', gevolgd door het fysieke adres.
