Wanneer u een werknemer schrijft, onderneemt u een van de moeilijkste maar cruciale taken van het management. Schrijf medewerkers eerlijk, zorgvuldig en constructief op en je hebt een goed gerunde afdeling met prestatieverbetering. Schrijf een werknemer wraakzuchtig op, met overdrijving of om puur punitieve redenen en je kunt eindigen met een pak in jouw handen. Werk samen met uw personeelsafdeling om ervoor te zorgen dat u het bedrijfsproces gebruikt voor het verbeteren van de prestaties van medewerkers.
Controleer het bedrijfsbeleid bij het schrijven van een medewerker. Veel organisaties hebben beleid of formulieren opgesteld voor het schrijven van een medewerker en verwachten dat deze worden gevolgd. Als u niet weet of een dergelijk beleid bestaat, neemt u contact op met uw eigen leidinggevende of met een medewerker voor de lange termijn. Verlies het vertrouwen niet door te delen met wie het opschrijven betrekking heeft.
Label het schrijven van een Performance Improvement Plan. Het label PIP (Performance Improvement Plan) plaatst de werknemer in de juiste modus en functie. Het doel is om de prestaties te verbeteren en een constructief plan op te stellen om dit te doen, niet om de medewerker verbaal uit te schelden of in verlegenheid te brengen.
Begin met het chronologisch rangschikken van objectief waargenomen prestatieproblemen. Deze zouden zo feitelijk mogelijk moeten kunnen worden gelezen met zo weinig mogelijk eigenzinnige uitspraken. Denk eraan, deze worden wettelijk aansprakelijk documenten. Blijf bij de feiten en laat de rest in je eigen gedachten blijven.
Verbind de uitvoeringen met de werkelijke taakomschrijving. Uw werknemer moet een taakomschrijving hebben met concrete doelstellingen. Merk op hoe de waargenomen prestatieproblemen een negatieve invloed hebben gehad op het bereiken van de doelstellingen die zijn vermeld in de taakomschrijving. Wees zo duidelijk, beknopt en direct mogelijk.
Schrijf concrete stappen uit van een verbeterplan. Wanneer u een werknemer opgeeft, moet deze positief werken naar de toekomst toe, niet negatief naar het verleden. Specificeer de concrete acties die u de werknemer wilt laten uitvoeren. Wees duidelijk over het proces, met wie de PIP wordt gedeeld en de gevolgen voor aanhoudende prestatieproblemen. Herlees uw document meerdere keren, lees het hardop en maak de nodige aanpassingen. Sluit af met positieve uitspraken over de prestaties van de medewerker en uw wens om te zien dat de werknemer op deze manier blijft bijdragen.
Heb een privévergadering met de werknemer. Zonder aan andere werknemers aan te geven dat de persoon zich in de problemen of onder discipline bevindt, moet u een privévergadering houden. Gebruik een locatie waar kantoormembers niet kunnen kijken of horen. Houd je toon rustig en vermijd emotionele reacties. Zorg ervoor dat de medewerker begrijpt wat u hebt geschreven en laat de medewerker het document initialiseren om aan te geven dat de medewerker de informatie begrijpt.
Tips
-
Maak duidelijk dat deze bijeenkomst niet gaat over het verdedigen van acties uit het verleden, maar over het verbeteren van toekomstige prestaties. Als de werknemer weigert het document te initialiseren of te ondertekenen, merk dat dan op en onderteken het zelf. Geef een exemplaar aan de medewerker en bewaar deze voor jezelf.
