Een onderdeel van de taak van een manager is werknemers te disciplineren die zich niet aan de regels houden. Hoewel een eenvoudige mondelinge waarschuwing voldoende is voor de eerste keer, vragen kleinere overtredingen, meer ernstige of herhaalde overtredingen om een gedocumenteerde, geschreven waarschuwing. Dit helpt niet alleen om de werknemer uit te leggen wat hij verkeerd heeft gedaan en wat er van hem wordt verwacht, maar ook om een kopie van de waarschuwing voor het dossier van de werknemer te bewaren, wat later nuttig kan zijn. Het schrijven van een dergelijke waarschuwing lijkt misschien een moeilijke klus, maar met een geschreven waarschuwingssjabloon kan het proces eigenlijk vrij eenvoudig zijn.
Tips
-
Een schriftelijke waarschuwing moet een standaardsjabloon volgen en informatie bevatten zoals welke regels zijn overtreden, een gedetailleerde beschrijving van het misdrijf en hoe de werknemer moet verbeteren.
Waarom een schriftelijke waarschuwing gebruiken
Een geschreven waarschuwing kan zowel voor de werknemer als voor het bedrijf nuttig zijn. Voor de werknemer kan de waarschuwing duidelijke richtlijnen en instructies geven over wat het bedrijf van haar verwacht en hoe ze haar werkprestaties kan verbeteren om verdere waarschuwingen te voorkomen. Voor het bedrijf kan de geschreven waarschuwing helpen bewijzen dat er actie is ondernomen, zodat verdere stappen kunnen worden ondernomen als het probleem zich blijft voordoen. Het dient ook als documentatie van het probleem in het geval de werknemer later een soort juridisch geschil indient, zoals een onrechtmatige beëindigingszaak.
Wanneer deze waarschuwingen te gebruiken
Elk bedrijf zal verschillende problemen hebben met verschillende werknemers op basis van de eigen regels van het bedrijf en het type mensen dat er werkt. Dat gezegd zijnde, de meest voorkomende reden dat medewerkers in alle sectoren zijn opgeschreven is buitensporig laat.
Gewoonlijk wordt een waarschuwingsbrief aan een werknemer uitgegeven nadat een mondelinge waarschuwing is gegeven, maar dit is niet altijd het geval. Als een ernstige eenmalige overtreding heeft plaatsgevonden, is het zinvol om een mondelinge waarschuwing te omzeilen en onmiddellijk een schriftelijke waarschuwing te ontvangen die in het bestand van de werknemer kan gaan. Het is vermeldenswaard dat alle verbale waarschuwingen moeten worden gedocumenteerd achter het feit, inclusief het tijdstip en de datum van de waarschuwing, en deze moeten worden ingevoerd in het werknemersbestand, zodat er geen verwarring bestaat over de vraag of de werknemer wel of niet is gewaarschuwd voor een bijzonder probleem.
Een verklaring van afkeuring gebruiken
Het is een goed idee om sjablonen op te zoeken voor zowel een schriftelijke waarschuwing als een disciplinaire brief voor werknemers, voordat u ze nodig hebt. Deze moeten worden aangepast aan uw bedrijf en voorbereid voor gebruik voordat u daadwerkelijk een werknemer schrijft. Elke medewerker die een waarschuwing of disciplinaire aankondiging ontvangt, moet hetzelfde formulier ontvangen dat is ingevuld met informatie die relevant is voor het specifieke probleem dat wordt gedocumenteerd. Dit zorgt ervoor dat alle werknemers eerlijk en gelijk worden behandeld.
Vul altijd elke blanco in op een voorbedrukt waarschuwingsformulier.Als iets niet van toepassing is, kunt u "N / A" schrijven, dus het is duidelijk dat het niet van toepassing was en dat u niet nalatig was in het invullen van het formulier. Als u daadwerkelijk een brief schrijft met een sjabloon, hoeft u dit niet te doen, maar moet u de brief nog steeds met zoveel mogelijk details schrijven. Als u deze stappen uitvoert, kunt u worden beschermd als zich later juridische problemen voordoen. Gebruik daarom altijd formele taal en vermijd het gebruik van stenografie of jargon.
Hoewel u met een sjabloon moet werken, moet de specifieke toon die in een aanbevelingsbrief wordt gebruikt, variëren op basis van de ernst van de overtreding. Als de medewerker bijvoorbeeld een paar keer te laat is geweest, kun je je eenvoudig concentreren op het corrigeren van het gedrag en een positievere toon zetten om hem aan te moedigen op tijd op te komen. Als een medewerker echter vloekt bij een klant, wil je misschien een veel serieuzere toon hebben die zich richt op mogelijke straffen als hij opnieuw faalt.
Geef de brief aan de werknemer in persoon, niet via e-mail en niet door hem gewoon op het bureau van de werknemer achter te laten. U kunt ervoor kiezen om een getuige aanwezig te laten zijn of niet, maar behandel de kwestie niet publiekelijk voor de rest van het personeel. Dit kan moeilijk en ongemakkelijk zijn, maar het is belangrijk om te doen. Het kan echter nuttig zijn om met de medewerker over de situatie te praten, omdat ze denkt dat de brief meer of minder strikt klinkt dan je had bedoeld, en zelfs je aanwezigheid kan helpen de toon te benadrukken die je in de brief wilde nemen. U kunt de slag van de brief verzachten door de medewerker positieve feedback te geven, maar dit nooit doen als het enige verwarring veroorzaakt over de ernst van de waarschuwing die u geeft.
Krijg altijd een handtekening van de medewerker terwijl je aanwezig bent. Als hij weigert het te ondertekenen, vraag hem dan een brief te ondertekenen waarin staat dat hij weigerde de waarschuwing te ondertekenen. Bewaar de ondertekende kopie voor het record van de werknemer. Als de werknemer een brief heeft ondertekend waarin staat dat hij weigert de waarschuwing te ondertekenen, moet deze niet worden gebruikt. Geef ook een kopie aan de medewerker voor zijn administratie.
Voorbeeld van een werknemer-opmaak
Een schriftelijke waarschuwingsbrief moet beginnen met de basisformaliteiten, zoals het onderwerp, de datum, tijd, uw naam, uw functie, de naam van de werknemer en functie en de namen van eventuele andere personen die een kopie van de memo ontvangen. Misschien wilt u het bedrijfslogo bovenaan in het formulier opnemen, maar dit is optioneel.
Als u een werknemershandboek hebt, moet u eerst aangeven welk deel van het bedrijfsbeleid is geschonden. U kunt het specifieke beleid schrijven of eenvoudigweg een verwijzing naar het relevante gedeelte van het handboek opnemen. Als u geen handboek hebt, schrijft u eenvoudigweg een korte samenvatting van de bedrijfsregels die van toepassing zijn.
Geef aan of dit de eerste of laatste waarschuwing is en als het een ernstige overtreding betreft, noteer dit dan ook. De waarschuwing moet een tijdschema hebben, wat betekent dat als er voldoende tijd verstrijkt, de waarschuwing uit het record van de medewerker wordt verwijderd en niet als een voorafgaande waarschuwing telt. Met andere woorden, een eerdere schriftelijke waarschuwing over te laat komen mag niet meetellen voor de werknemer als zij binnen drie jaar later begint te komen. De brief moet echter nog steeds ter referentie worden bewaard in het personeelsbestand van de werknemer. Over het algemeen zou een eerste waarschuwing een half jaar moeten duren, een ernstig misdrijf zou acht maanden moeten duren en een laatste waarschuwing zou een jaar moeten duren, maar dit kan variëren afhankelijk van het beleid van uw bedrijf.
Beschrijf vervolgens precies wat er zo gedetailleerd mogelijk is gebeurd, inclusief de datum, tijd en namen van alle betrokken personen. Neem geen subjectieve gegevens op zoals zeggen dat de werknemer gemeen was tegen een andere medewerker. Vertel in plaats daarvan precies wat de werknemer heeft gedaan dat kan worden geïnterpreteerd als gemeen. U kunt ervoor kiezen om uw beschrijving van de gebeurtenissen, de beschrijving van de werknemer van de evenementen en eventuele beschrijvingen van getuigen van de gebeurtenissen te schrijven als deze accounts verschillen. Als u een voorgedrukt formulier gebruikt en er niet voldoende ruimte is om alle relevante gegevens te schrijven, kunt u indien nodig een tweede stuk papier plaatsen.
Om de medewerker te helpen verbeteren, volgt u de details van wat er is gebeurd met hoe het gedrag van de werknemer moet veranderen en hoe snel zij dergelijke veranderingen moet aanbrengen. Volg dit op met duidelijk gedetailleerde informatie over de gevolgen als ze er niet in slaagt om haar gedrag te corrigeren. Houd er rekening mee dat de schriftelijke waarschuwing geen disciplinaire actie is, dus zorg ervoor dat u aangeeft welke disciplinaire maatregelen zullen worden genomen als het probleem zich blijft voordoen. Tenslotte, onderteken en dateer de brief, presenteer hem aan de werknemer en vraag haar en eventuele getuigen aan de vergadering om het ook te ondertekenen en te daten.
