Accounting is het proces van het analyseren en vastleggen van transacties. Transactie-analyse en journaalposten zijn de eerste twee fasen van de boekhoudcyclus. Posten is de overdracht van journaalboekingen naar een grootboek, dat meestal een afzonderlijk formulier voor elk account bevat. Tijdschriften registreren transacties in chronologische volgorde, terwijl grootboeken transacties per account samenvatten. Posten bestaat uit een paar eenvoudige stappen, volgens "College Accounting" van John Ellis Price en anderen.
Accountnaam
De eerste stap is het invoeren van de accountnaam en het nummer op het grootboekformulier. De twee belangrijkste financiële overzichten, resultatenrekening en balans van een bedrijf hebben verschillende rekeningen. Resultatenrekening bevat de omzet (ook de omzet), de kosten van verkochte goederen, marketing- en reclamekosten, afschrijvingskosten, rente en belastingen. Balansrekeningen omvatten contanten, debiteuren, crediteuren, obligaties, geaccumuleerde afschrijvingen, ingehouden winsten en gewone aandelen. Afschrijvingen zijn de geleidelijke allocatie van de kosten van een vast actief over de gebruiksduur.
Entry Details
De tweede stap is het boeken van de datum, beschrijving en referentienummer van elke journaalboeking voor elk account gedurende een boekhoudperiode. Het referentienummer kan de vorm 'J #' hebben, waarbij 'J' verwijst naar het journaal van het bedrijf en '#' verwijst naar het journaalpaginanummer. J1 zou bijvoorbeeld betekenen dat de invoer afkomstig is van pagina 1 van het tijdschrift. De beschrijving is hetzelfde als in het journaal: bijvoorbeeld 'Kassabon, factuurnummer 11-1097'.
Debits en Credits
Het opnemen van afschrijvingen of kredieten is de volgende stap in het boekingsproces. Elke transactie moet minimaal één debet en één credit hebben. Met debetingen worden balansactiva, zoals contanten en voorraden, vergroot en de kostenrekeningen voor inkomstenrekeningen verhoogd, zoals marketing- en salariskosten. Debiteringen verminderen balansverplichtingen, zoals te betalen biljetten en eigen vermogen, zoals ingehouden winsten. Debiteringen verminderen ook verkooprekeningen op de resultatenrekening. Kredieten verhogen balansverplichtingen, eigen vermogen en verkooprekeningen. Kredieten verminderen balansactiva en onkostenrekeningen.
Balans
De vierde stap is om het lopende debet- en creditsaldo voor elk account te berekenen. Als de contante rekening bijvoorbeeld een debet heeft van $ 10.000, een creditering van $ 5.000 en een debet van $ 25.000 op drie afzonderlijke datums, bedragen de totale afschrijvingen $ 10.000 plus $ 25.000, of $ 35.000, en de som van de credits is $ 5.000. Daarom is het debetsaldo op de laatste datum $ 35.000 minus $ 5.000 of $ 30.000.
Foutcorrectie
De laatste stap in het boekingsproces is controleren op fouten in wiskundige en gegevensoverdracht. Accountingsoftwarepakketten kunnen deze fouten verminderen door automatisering, maar het verifiëren van de getallen is een voorzichtige stap die voorkomt dat fouten zich verspreiden naar de financiële overzichten.
