Hoewel veel mensen denken aan huwelijksgeschenken of babygeschenken als ze denken aan bedankbriefjes, zijn er veel andere gelegenheden waarbij bedankbriefjes geschikt zijn. Wanneer u een geschenk van uw werkgever, zakenrelatie of een klant ontvangt, zegt de etiquette dat u een bedankbriefje moet sturen. Het is niet alleen een leuk idee, maar het kan ook helpen om een relatie met de gever op te bouwen.
Type
Hoewel e-mail in veel gevallen een handige en zelfs geprefereerde communicatiemethode is geworden, moet u het verzenden van bedankbriefjes via e-mail vermijden. E-mail heeft een informeel gevoel, en een bedankbriefje kan lijken weggestreept en niet volledig doordacht. Schrijf in plaats daarvan de bedankbrief op een stuk zakelijk briefpapier en verstuur het in een envelop met het logo van het bedrijf erop gestempeld. Terwijl u wilt dat het briefje professioneel blijft, kunt u het het beste met de hand schrijven in plaats van het te typen, om de notitie een persoonlijk tintje te geven.
Groet
Kies de begroeting voor de notitie op basis van hoe u de ontvanger normaal zou begroeten. Als een collega je bijvoorbeeld een cadeau heeft gegeven en je hem normaal gesproken naar zijn voornaam verwijst, kun je je bedankbriefje beginnen met 'Beste Bob'. Gebruik een meer formele begroeting, zoals 'Beste Dr. Jones', voor iemand met wie u een meer formele zakelijke relatie hebt.
Lichaam van de notitie
Begin uw notitie door de persoon simpelweg te bedanken voor het geschenk dat zij u heeft gegeven. Voeg een regel toe over hoe u het geschenk gaat gebruiken. Bijvoorbeeld: "Mijn vrouw en ik genieten van het drinken van rode wijn en waren verheugd een fles toe te voegen aan onze collectie." Op die manier erken je het geschenk en laat je de persoon zien hoeveel je hem in het bijzonder waardeert.
Beëindig de bedankbrief met een regel over uw zakelijke relatie met de persoon. Zeg bijvoorbeeld iets als "Ik kijk er naar uit om binnenkort met u aan een ander project te werken." Het is niet nodig dat de notitie te lang duurt. Een paar zinnen werken goed. Beëindig de notitie met een zin zoals "nogmaals bedankt" of "oprecht".
Tijdsspanne
Het tijdsbestek voor het verzenden van de notitie is ook belangrijk. Als je de tijd laat wegglippen, wordt het verzenden van een notitie lastig en de persoon die je een cadeau heeft gegeven, denkt misschien dat je dit hebt verwaarloosd. Het is het beste om zo snel mogelijk een bedankbriefje te sturen nadat je het cadeau hebt gekregen. Als u het briefje niet binnen een dag of zo kunt verzenden, probeer het dan binnen twee weken in de mail te ontvangen.
