Een werkstroomdiagram vertegenwoordigt visueel de verplaatsing en overdracht van bronnen, documenten, gegevens en taken gedurende het gehele werkproces voor een bepaald product of een bepaalde dienst. Een succesvol opgebouwd stroomdiagram geeft de juiste workflow snel en duidelijk weer.
Verbetering van de efficiëntie en het vermijden van knelpunten
Veel werkprocessen kunnen ingewikkeld en ingewikkeld zijn, dus het is belangrijk om visueel weer te geven hoe de taken zijn voltooid om het begrip en de efficiëntie van medewerkers te verbeteren. Werkstroomdiagrammen geven duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor elke fase, welke documenten en hulpmiddelen ze nodig hebben en hoeveel tijd nodig is in elke fase. Het kennen van rollen van medewerkers en resource-eisen voor productie stelt het management in staat om eenvoudig zwakke punten te definiëren en knelpunten te verlichten. Knelpunten zijn alle aspecten van de workflow die de totale cyclustijd van het proces belemmeren en vertragen.
Verantwoording en communicatie vergroten
Door het volledige workflowproces visueel weer te geven, kunnen werknemers niet alleen beter inzicht krijgen in hun functieverantwoordelijkheden, maar ook in de rollen van andere medewerkers, waardoor de verantwoordelijkheid toeneemt. Het creëren van een succesvol, nauwkeurig workflowdiagram vergroot de kennis op de werkplek vanwege het vereiste onderzoek en de compilatie van gegevens. Communicatie verbetert ook wanneer werknemers een beter inzicht hebben in het workflowproces.
Vormen gebruiken om activiteit te tonen
Werkstroomdiagrammen gebruiken specifieke vormen die overeenkomen met verschillende soorten activiteiten. Een ovaal geeft aan waar de werkstroom begint en eindigt. Rechthoeken vertegenwoordigen een procesactiviteit, taak of analyse. Diamanten duiden een besluitvormingsproces aan, meestal resulterend in twee mogelijke werkstroomrichtingen. Als het antwoord op een beslissing ja is, gaat de werkstroom verder op de beoogde route, maar als het antwoord nee is, moet de werkstroom mogelijk een andere route nemen om het probleem op te lossen. Een diagram met veel diamantvormen kan moeilijker visueel volgen. Cirkels vertegenwoordigen connectoren van de ene activiteit naar de andere.
Implementatie van workflow-diagrammen
Hoewel het ontwerpen van het werkstroomdiagram een uitgebreid en tijdrovend proces kan zijn, kan de implementatie ervan moeilijker zijn. Managers kunnen niet zomaar een diagram op de werkplek plaatsen en verwachten dat medewerkers het zonder enige begeleiding afleveren. De meeste diagrammen moeten worden gekoppeld aan een workflow-verbeteringstheorie zoals lean manufacturing, Six Sigma of totaal kwaliteitsbeheer. (Zie referentie 1)
Alternatieven voor workflow-diagrammen
Sommige bedrijven gebruiken alternatieven voor werkstroomdiagrammen zoals proces, bedrijfsplanning en stroombeheer. Een proces- of procesmap is een vergelijkbaar concept als workflow- en werkstroomdiagrammen. Een werkproces is meer specifiek dan workflow, waarbij de nadruk meer ligt op inputs en outputs dan de overdracht van gegevens, documenten en taakverantwoordelijkheden. Businessplanning richt zich meer op langetermijndoelen in plaats van het verbeteren van de huidige workflow. Managers die geïnteresseerd zijn in flow control, proberen specifiek het voorraadbeheer te verbeteren.
