Socialclubofficieren spelen een belangrijke rol bij het bieden van leiderschap aan leden door middel van motivatie en coaching. Bovendien maakt elke social officer deel uit van een team van officieren die de club en gidsleden beheren om clubdoelen te behalen. Het bestuursorgaan bestaat doorgaans uit een clubvoorzitter, een vice-president, een secretaris en een penningmeester. Hoewel elke club zijn eigen procedurele handboek kan hebben waarin effectief clubleiderschap wordt geschetst, blijven de kerntaken die betrekking hebben op de gedelegeerde functie van elke functionaris hetzelfde.
Het Besturende Lichaam
Als clubofficier ben je verantwoordelijk voor specifieke taken die betrekking hebben op jouw functie. Naast het dagelijks beheer van een sociale club moeten clubofficieren echter ook als een team samenwerken om kameraadschap te bevorderen, regels vast te stellen en te handhaven en conflicten tussen leden op te lossen. Daarnaast moet je samenwerken om clubevenementen te plannen en verantwoordelijkheden te delegeren aan vrijwilligers. Socialclub-officieren die tot wereldwijde clubs behoren, moeten ook het papierwerk voorbereiden en documenteren voor het hoofdkantoor van de club.
De plichten van presidenten
De clubvoorzitter is verantwoordelijk voor de algemene werking van de sociale club. Ze geeft leiding aan alle clubbijeenkomsten, delegeert taken aan alle andere functionarissen en houdt toezicht op de verkiezingen voor vice-president, secretaris en penningmeester. De president kan rapporteren aan een hiërarchie zoals een adviesraad, een raad van bestuur, het hoofdkantoor van de wereld of het studentenkantoor, afhankelijk van de sociale club waartoe hij behoort, en up-to-date bestanden bijhouden. Onder de president bevindt zich de vice-president, die optreedt in naam van de president-officier in dezelfde hoedanigheid als zij haar taken niet kan vervullen. Verder hebben sommige sociale clubs extra vice-presidenten die de secretaris en de penningmeester vervangen, of die toezicht houden op gebieden zoals clubstandaarden, lidmaatschap, onderwijs, public relations, programmeren en operaties.
Secretaris en penningmeester taken
De secretaris beheert correspondentie en onderhoudt alle clubrecords, waaronder: notulen van de clubvergaderingen, opkomst, verkiezingen, ledenadressen, telefoonnummers en clubaccounts. Hoewel sommige clubs de functie van secretaris combineren met de penningmeester, verzamelt een toegewijde secretaresse clubgeld, geeft ze aan de penningmeester van de club en helpt zo nu en dan ook de vice-president. De penningmeester beheert de bankrekening van de club door al het geld op een speciale rekening te storten en door geautoriseerde rekeningen te betalen. Hij onderhoudt bonnen en betalingen en bereidt financiële rapporten voor, zoals het indienen van belastingdocumenten en het bijhouden van de meest recente financiële gegevens.
Nieuw verkozen officieren
Als u een nieuw gekozen clubofficier bent, hebt u mogelijk veel vragen met betrekking tot uw rol; het lezen van het clubhandboek is een goede plaats om te beginnen. Bovendien zal het handboek van de club gedurende uw hele periode als leidraad dienen. Een eerste ontmoeting met collega-officieren zal licht werpen op lopende projecten of problemen die uw onmiddellijke aandacht vereisen. Daarnaast biedt een informele bijeenkomst de mogelijkheid om clubfunctionarissen te plannen en vooruit te kijken. Als nieuw benoemde officier, volg alle door de club aangeboden trainingsseminars en zorg ervoor dat u papierwerk of bestanden ontvangt die belangrijk zijn voor uw functie.
