Vrijwilligers bieden gratis hun diensten aan hun favoriete goede doelen, kerken en andere organisaties. Vrijwilligers geven echter vrijelijk hun tijd, maar veel organisaties willen niet dat hun vrijwilligers moeten betalen om vrijwilligerswerk te doen omdat ze hun eigen benzine en voertuigen gebruiken om hun vrijwilligerswerk te doen en sommigen zullen zelfs hun persoonlijke voertuigen gebruiken om het werk uit te voeren. Als een organisatie het kan betalen, vergoedt het vaak vrijwilligers voor hun reiskosten. Er moet echter voor worden gezorgd dat de vrijwilliger geen belastingplichtig wordt.
Formulier W-9
Formulier W-9 is een verzoek om een identificatienummer voor belastingbetalers. In het geval van vrijwilligers zouden dit de nummers van hun sociale zekerheid zijn. Het vraagt ook om het aantal vrijstellingen dat de vrijwilliger heeft. Als de organisatie vergoedingen aan vrijwilligers gaat aanbieden, moet dit formulier worden ingevuld. Als de vergoedingen niet belastbaar zijn, dan is de informatie niet nodig behalve in de boekhouding van de organisatie om aan te geven aan wie de vergoedingen werden betaald.
Vergoeding
Om niet als inkomsten te worden beschouwd, moeten de vergoedingen worden berekend voor de werkelijke reiskosten die kunnen worden gedocumenteerd in het kader van een verantwoordingsplan. Dit betekent dat vrijwilligers documentatie van de uitgaven moeten verstrekken en dat elke terugbetaling over de werkelijke uitgaven moet worden terugbetaald. Documentatie moet tijd, plaats, bedrijfsdoel en bedrag van de uitgave weergeven.
Vervoerskosten
Transportkosten zijn voor lokale reiskosten. Hoewel dit over het algemeen in een auto wordt gedaan, kan dit onder meer vliegtickets, buskaartjes, shuttlediensten en taxikosten zijn. Ook eventuele tolgelden en parkeertarieven. Voor reizen in een persoonlijk voertuig kan het moeilijk zijn om de werkelijke kosten te bepalen voor zaken als een olieverversing of een benzinevervulling. Het is gemakkelijker om de vrijwilliger per mijl te vergoeden tot aan het federale standaardvergoedingstarief.
Reisaftrek
De federale overheid stelt vergoedingspercentages vast voor zakelijke, liefdadigheidsinstellingen, medische afspraken en verhuiskilometers elk jaar op basis van de kosten om een voertuig te besturen. Als vrijwilligers meer worden vergoed dan het federale tarief, wordt het overschot als inkomen beschouwd, in welk geval de informatie op formulier W-9 nodig zou zijn. Als de vrijwilliger tegen een lager tarief wordt terugbetaald, dan kan de vrijwilliger ook het verschil tussen het werkelijke terugbetalingspercentage en het federale tarief als een aftrek op federale inkomstenbelastingen opeisen.
