Als aandeelhouder of zelfs klant hebt u het recht om te communiceren met het bestuur van een bedrijf. Je zou de Bigwig kunnen feliciteren met wat een geweldige job hij doet of een constructieve klacht indienen om de goederen of diensten die het bedrijf biedt te verbeteren. Ongeacht de situatie, er zijn een aantal conventies waaraan u zich moet houden wanneer u contact opneemt met iemand in het bovenste gelederen van een bedrijf. Met een beetje geluk krijgt u snel een antwoord en krijgt u de gewenste wijziging.
overwegingen
Begrijp de mindset van veel bedrijfsbestuurders. Ze kwamen niet op de 50e verdieping door verlegen muurbloempjes te zijn. Bestuursleden zijn over het algemeen slimme, hardwerkende mensen die op de universiteit studeerden (inclusief de business school) en zich een weg omhoog door de hiërarchie van het bedrijf hebben gewerkt. Probeer in duidelijke, professionele termen te communiceren om hen te bereiken. Volgens de Universiteit van North Carolina moet je ervan uitgaan dat de persoon die je brief leest een beperkte hoeveelheid tijd heeft om je brief te overwegen, dus probeer niet lang van begrip te zijn.
opmaak
Gebruik standaard bedrijfsbrieven. Dit is niet moeilijk om te doen, en het vertelt het bestuurslid (en haar secretaresse) dat u waarschijnlijk een redelijk, rationeel persoon bent wiens zorgen moeten worden overwogen. Begin met uw volledige adres en andere contactgegevens, voeg vervolgens de datum toe en vervolgens het adres van het bestuurslid. Het volgende deel van de brief is de aanhef. Probeer geslachtsgebonden titels te vermijden. Begin bijvoorbeeld met een brief aan Chris Bridges met 'Beste Chris Bridges'. Als u 'meneer' gebruikt, loopt u het risico dat u op de verkeerde voet afstapt in het geval 'Chris' staat voor 'Christine'.
Toon
Schrijf op een rustige, professionele toon, zelfs als je boos bent. Om dit nog een keer te controleren, zet je je brief een paar dagen opzij en lees hem wanneer je in een koelere staat verkeert. Als u nog steeds bezorgd bent, laat een vriend dan uw brief lezen om opstalbom te zoeken.
Doel
Stel in de eerste volledige alinea vast waarom u schrijft en wat uw kwalificaties zijn. Dit kan heel eenvoudig zijn: "Ik schrijf als aandeelhouder om mijn ongenoegen met betrekking tot de beslissing van het bestuur te registreren om …" Door hem te informeren dat u een aandeelhouder bent, weet hij onmiddellijk dat hij u niet gewoon zou moeten negeren.
bewijsmateriaal
Geef het bewijs dat u heeft om uw claim te ondersteunen. Geef zoveel mogelijk specifieke details zodat het bestuurslid actie kan ondernemen met uw specifieke probleem. Bijvoorbeeld: "De laatste keer dat uw bedrijf investeerde in door hypotheek gedekte waardepapieren, daalde de winst voor het volgende jaar met 50 procent."
Bijwerkingen
Bied een gedragslijn aan die het bestuurslid kan nemen, ook al is het iets dat zo eenvoudig is als het beantwoorden van uw bezorgdheid. Hoewel de VIP uw verzoek kan weigeren, zou het voor haar gemakkelijk moeten zijn om erachter te komen wat u wilt. "Ik wil graag gegevens ontvangen van de recente transacties van het bedrijf …"
Afsluiten
Beëindig uw brief met de korte, standaard beleefdheden die zakenmensen verwachten. Bijvoorbeeld: "Ik kijk uit naar uw reactie en dank u voor uw aandacht voor deze kwestie." Het is een klein ding, maar het is belangrijk: teken uw naam duidelijk en moedig aan het einde van de brief.
