Steeds meer bedrijven besteden projectmanagement uit of nemen professionals in dienst om deze taak uit te voeren. Met de veranderingen in de branche kan het moeilijk zijn om gekwalificeerde mensen te vinden die op de hoogte zijn van de nieuwste trends en strategieën. Slechts 2,5 procent van de organisaties voltooit al hun projecten met succes. Maar liefst 70 procent van de projecten faalt. Gezien deze aantallen, kun je je afvragen of het de moeite waard is om een projectmanager aan te nemen. Net als al het andere zijn er voor- en nadelen te overwegen. Een bekwame projectmanager kan uw uitgaven verminderen, workflowbeheer stroomlijnen en uw bedrijf laten groeien.
Project Management Pro's
Of u nu een klein bedrijf of een gevestigde organisatie heeft, u kunt mogelijk niet alle soorten projecten van begin tot eind afhandelen. Bepaalde projecten zijn uiterst complex en hebben een strakke deadline of vereisen speciale vaardigheden die uw team mogelijk niet heeft. Een gekwalificeerde projectmanager kan u helpen bij het organiseren en beheren van de meest tijdrovende taken. Een ervaren projectmanager zal ook uw team motiveren, middelen beheren, resultaten meten, feedback geven en manieren vinden om de kwaliteit te verhogen en kosten of tijd te besparen. Andere vaardigheden op het gebied van projectmanagement omvatten verbeterde planningstechnieken, reageren op verandering, verbeterde communicatie, kwaliteitscontrole en risicobeheer.
Efficiënte doelen instellen
De meeste projecten mislukken simpelweg omdat managers een duidelijk doel missen. In 2013 werd minder dan een derde van alle projecten op tijd en binnen het toegewezen budget opgeleverd. Om deze reden is het instellen van SMART-doelen van het grootste belang. SMART-doelen zijn specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden. Dat is waar het acroniem SMART voor staat. SMART-doelen zorgen ervoor dat uw projecten op tijd worden opgeleverd zonder het budget te overschrijden. Professionele projectmanagers beschikken over de expertise en tools die nodig zijn om prognoses te maken, projectkosten te beheren en de risico's te bepalen gedurende de gehele levenscyclus van een project.
Verbeterde communicatie
Projectbeheer zorgt voor een efficiëntere communicatie tussen leiders en andere werknemers die bij het project zijn betrokken. Ervaren projectmanagers zijn effectief in het beheren van belanghebbenden die van cruciaal belang zijn voor het succes van projecten. Projectmanagers zorgen voor samenhang in het team, faciliteren vergaderingen, vragen deskundigen, brainstormen ideeën en monitoren feedback in realtime. Communicatie is eenvoudig het meest kritische aspect van elk project en is een noodzakelijke vaardigheid voor elke projectprofessional.
Grotere klanttevredenheid
Projecten kunnen nieuwe functies bieden en nieuwe diensten of producten openen om klanten te verrassen, of projecten kunnen bijdragen aan het verlagen van de kosten voor klanten. Aangezien projectmanagementmethodologieën prioriteit geven aan kwaliteitsfactoren, zoals functies die klanten willen, ervaren bedrijven met succesvol projectbeheer grotere klanttevredenheid. Dit vertaalt zich in meer omzet en bedrijfsgroei. Uw organisatie staat bekend om het leveren van uitstekende resultaten.
Hoog niveau van expertise
Door een projectmanager in te huren of projecten uit te besteden, profiteert uw bedrijf van een hoog niveau van expertise. De mensen in uw organisatie leren nieuwe dingen en krijgen een nieuw perspectief dat bijdraagt aan hun professionele groei. Bovendien maakt projectbeheer uw tijd vrij, zodat u zich kunt concentreren op de kernaspecten van uw bedrijf. Een ervaren projectmanager kan het projectproces verwoorden en alle gebieden van het project managen, inclusief personeel en compliance.
Nauwkeurige risicobeoordeling
Meer dan 75 procent van de bedrijven heeft geen vertrouwen in het succes van het project. Overmatige nabewerking, scree-up van de scope, slechte communicatie en onduidelijke doelen zijn vaak de boosdoeners. Met projectbeheer kunt u berekende risico's nemen en resources efficiënter toewijzen. U zult identificeren wat de risico's zijn voordat u aan de slag gaat. Op deze manier kunt u eventuele problemen in een vroeg stadium plannen en slimmere beslissingen nemen, omdat er risico's ontstaan tijdens de hele levenscyclus van het project. Effectief risicobeheer stelt u ook in staat om positieve risico's of kansen te grijpen wanneer deze zich voordoen.
Project Management Cons
Als een projectmanager niet over de juiste ervaring of kennis beschikt, zijn er veel problemen die kunnen ontstaan. Verlies van middelen, planningsproblemen, beveiligingsproblemen en interpersoonlijke conflicten zijn belangrijke nadelen van projectmanagement. Bovendien kan uw organisatie hoge kosten maken door het uitbesteden van werk of door het inhuren van nieuwe medewerkers om het project te voltooien. Soms kan projectmanagement uw dagelijkse activiteiten verstoren of drastisch verkeerd gaan.
Hoge kosten
Als u een projectmanager inhuurt, verwacht dan te investeren in speciale software. Deze programma's kunnen duur en moeilijk te implementeren zijn. Omdat jouw team ze ook zal gebruiken, hebben ze mogelijk training nodig. Afhankelijk van uw behoeften, moet u mogelijk ook materiedeskundigen of specialisten inhuren om te helpen met een project. Vaak is er een duw van belanghebbenden om functies op te nemen die aanvankelijk niet waren gepland. Al deze problemen kunnen snel de kosten van een project verhogen.
Verhoogde complexiteit
Projectmanagement is een complex proces met meerdere fasen. Sommige experts hebben de neiging om elk proces te compliceren, wat uw team kan verwarren en vertragingen kan veroorzaken bij de levering van het project. Ze kunnen ook rigide of nauwkeurig worden in hun plannen en een stressvolle omgeving creëren binnen de organisatie. Meestal zullen projecten met een grote reikwijdte complexer zijn om te leveren, vooral als er geen team is dat zich uitsluitend bezighoudt met het werken aan het project. Functionele teamleden kunnen achterlopen op hun dagelijkse werk en een nieuwe laag van complexiteit toevoegen.
Communicatie Overhead
Wanneer u een projectmanagementteam inhuurt, treden nieuwe werknemers toe tot uw bedrijf. Dit voegt een extra communicatielaag toe en komt mogelijk niet altijd overeen met uw organisatiecultuur. Daarom raden experts aan om je team zo klein mogelijk te houden. Hoe groter een team, hoe hoger de communicatieoverhead. Soms is een groot team nodig voor een project, dus het is belangrijk om projectmanagers te vinden met sterke communicatieve vaardigheden voor een verscheidenheid aan mensen.
Gebrek aan creativiteit
Soms laat het projectmanagement weinig of geen ruimte voor creativiteit. Teamleiders richten zich te veel op de managementprocessen of stellen strakke deadlines, waardoor hun personeel binnen strikte parameters moet werken. Dit kan creatief denken ontmoedigen en innovatie belemmeren die het project ten goede zou kunnen komen. Het is belangrijk dat een projectmanager weet wanneer hij creativiteit moet inspireren en wanneer hij het projectplan strikt moet volgen.
Een organisatie kan groeien en succes behalen zonder dat een projectmanagementteam aanwezig is. Het inhuren van een bekwame professional om met deze aspecten om te gaan, kan echter nieuwe mogelijkheden bieden en uw bedrijf helpen zijn doelen sneller te bereiken.
