Een event-planning commissie kan van pas komen als u verantwoordelijk bent voor een grote of gecompliceerde activiteit. Het comité moet vroeg worden gevormd, zodat het van start tot finish kan deelnemen aan de planning. Neem de leiding als het gaat om het stellen van deadlines en het werven van commissieleden.
Begin maanden voor het evenement plannen te maken voor de commissie. Stel vast hoe vaak de commissie bijeen moet komen om vergaderingen tot een minimum te beperken, zodat mensen zich niet vervelen. Plan extra vergaderingen naarmate het evenement dichterbij komt.
Stel de verantwoordelijkheden van de commissieleden vast en plan eventuele subcommissies voordat u mensen benadert om lid te worden van de commissie.
Nodig mensen uit om lid te worden van de commissie. Richt u op mensen die interesse hebben getoond in het evenement of ervaring hebben met het plannen van soortgelijke evenementen. Vraag in persoon en geef de persoon alle details die u tot op dat moment hebt gepland. Stuur ze e-mails met een bedankje voor hun deelname aan uw commissie en herinner hen aan de details van uw eerste vergadering.
Laat elk lid een kort formulier invullen met contactgegevens tijdens de eerste vergadering. Bekijk de vergaderschema's en verstrek details over het evenement en eventuele huidige activa of problemen. Wijs erop waar u hulp nodig hebt en welke beslissingen moeten worden genomen. Roep de subcommissies op en laat de groep bepalen welke leden er verantwoordelijk voor zijn. Wijs subcommissievoorzitters toe aan het einde van de eerste vergadering.
