Het staat buiten kijf dat technologische vooruitgang - vooral op het gebied van internet - het gemakkelijker en sneller heeft gemaakt om informatie uit te wisselen met individuen over de hele wereld. Helaas is het ook ten koste gegaan van het laten van traditionele sociale genaden en gezond verstand vallen in onze haast om vrienden te maken, ideeën te pitchen of een cruciale deal te sluiten. Hier is wat u moet weten over het verstandig omgaan met e-mail in uw persoonlijke en professionele leven.
Monsters in Cyber Space
Het internet heeft het leven geschonken aan een kwaadaardig nieuw soort schurken die in twee categorieën vallen - degenen die je computer willen beschadigen en degenen die je kwaad willen doen. Diegenen die alle gegevens op je systeem willen vernietigen, doen dit via snelwerkende virussen die zijn gekoppeld aan e-mails die je ofwel verleiden met een intrigerende haak in de onderwerpregel ("Gefeliciteerd, je hebt net de loterij gewonnen") of doet alsof om te komen van iemand die je kent ("Hé, heb je mijn boodschap over lunch volgende week gekregen?"). Wat zo verraderlijk is aan de laatste is dat de zender aan de oppervlakte lijkt te zijn legitiem, maar bij het openen van de e-mail wordt de ontvanger vervolgens geïnstrueerd om op een link te klikken die snel elektronische vernietiging zal ontketenen. E-mails die beweren te waarschuwen voor problemen met een bankrekening, een inbreuk op de beveiliging bij PayPal, of elk soort strafrechtelijk onderzoek dat de onmiddellijke aandacht en samenwerking van de ontvanger vraagt, moeten altijd als verdacht worden beschouwd. Het andere type cyber schurk loert in chatrooms, haalt persoonlijke informatie uit blogs en is een regelmatige bezoeker op Facebook, MySpace en websites die te maken hebben met daten. Vanwege de anonimiteit die internet biedt aan e-mailgebruikers, heb je geen idee of die leuke vent waar je heen en weer naar hebt geschreven - en dichterbij een echte datum komt - echt een afgestudeerde van Harvard is, werkt voor Merrill Lynch, en rijdt in een Porsche of is een slordige oplichter die op vrouwen vertrouwt en op het punt staat je te slaan met een snikverhaal dat inhoudt dat hij je toegang geeft tot je huis en / of je creditcards.
Ongepast gebruik van kantoorapparatuur
Er werd eens verondersteld dat de meeste werknemers het gezond verstand hadden om urenlang met hun vrienden op de bedrijfstelefoon te jakken, kantoorbenodigdheden voor thuisgebruik te beroven of de Xerox-machine te gebruiken om meerdere exemplaren van de roman te maken of heeft misschien niet in het geheim geschreven tijdens werkuren. Wat echter problematisch werd, was dat bij de keren dat het tijd was om iemand af te vuren voor het stelen van een credenza of het gebruiken van de frankeermachine om rekeningen te versturen voor een thuisbedrijf, de gemakkelijkste verdediging van de beklaagde werknemer was: "Oh, dat heb ik niet gedaan" Ik weet dat ik dat niet mocht doen. ' Dit leidde ertoe dat steeds meer bedrijven procedurele handleidingen ontwikkelden die in strikte termen identificeerden wat wel en niet gepast gedrag is. Het internet speelt natuurlijk een belangrijke rol in veel van de richtlijnen van vandaag. Natuurlijk lijkt het onschuldig genoeg om een e-mail-grap door te geven, losse roddels uit te wisselen of te suggereren dat de baas misschien een clueless rube is. Dergelijke communicatie verspilt echter niet alleen kostbare tijd, maar kan ook worden onderworpen aan een dagvaarding als het bedrijf ooit betrokken is bij een rechtszaak. Verder kan een e-mail van onbekende partijen een van de bovengenoemde virussen bevatten en het bedrijf een significant risico vormen.
Bevoorrechte informatie
Vertrouwelijkheid komt vaak in het gedrang wanneer we ervoor kiezen om via e-mail met elkaar te communiceren. In tegenstelling tot een brief die kan worden vergrendeld of zelfs kan worden verbrand na het lezen door de beoogde ontvanger, kan e-mailcorrespondentie per ongeluk of opzettelijk worden geopend door een derde partij. Dit is vooral nadelig in de werksector als de inhoud van de e-mail betrekking heeft op vertrouwelijke gegevens, patiënt / cliëntrecords of informatie met betrekking tot de financiële stabiliteit van het bedrijf. Beveiliging komt ook in gevaar als, bijvoorbeeld, een persoon creditcardinformatie of een sofinummer in de context van een e-mailnotitie aan een verkoper verstrekt in plaats van de gegevens in te voeren via een beveiligde website.
Casual gesprek
Omdat e-mail aanvoelt als een informeel, ontspannen forum om met mensen te kletsen, zullen ze vaak dezelfde mate van luchtige vertrouwdheid overdragen aan totale vreemden en zich dan afvragen waarom ze de koudevlucht krijgen. Een goed voorbeeld hiervan zijn aspirant-auteurs die hun roman willen pitchen bij een uitgever in een uitgeverij. In tegenstelling tot de oude tijd dat dergelijke plaatsen altijd de vorm aannamen van papieren brieven die werden verzonden met een zelf geadresseerde, afgestempelde envelop, mailden veel uitgevers dat elektronische zoekopdrachten niet alleen minder bomen doden, maar ook in staat stellen om de ontzettende lading aan inzendingen veel sneller verwerken. Wat ze meteen uitschakelt, is echter de spraakmakende e-mail die begint met "Hallo, Emily" alsof de afzender Emily al jaren kent. Gezien het feit dat ze Emily waarschijnlijk niet zou kennen als ze haar op straat passeerde, is het arrogant om aan te nemen dat een e-mailintroductie een directe deur is naar vriendschap of dat de afzender persoonlijke informatie kan onthullen die ver buiten de grenzen van een professioneel protocol ligt. Tot het moment dat de ontvanger u uitnodigt om haar voornaam te gebruiken, is het altijd verstandig om aan de kant van de formaliteit te staan. Het is ook verstandig om de letter op uw computerscherm te formatteren, net zoals u zou doen met een brief die zou worden afgedrukt en gemaild. Dit betekent het opslaan van de gekke lettertypen en smileypictogrammen voor de vrienden en familie die je al kennen.
Spelling uit het raam
In overeenstemming met de informele aard van e-mailuitwisseling en instant messaging, lijkt het veel mensen een excuus te hebben gegeven om hun inhoud niet te corrigeren voor spelling- en grammaticafouten. "Oh, het is gewoon een e-mail", zeggen ze. "Het is niet dat iemand zich echt zorgen maakt, of de tijd heeft om elk klein ding te vangen." Wat zij echter niet in overweging nemen, is dat e-mail een weerspiegeling is van de trots - of het gebrek daaraan - dat zij hun eigen werk opnemen. Aangezien u nooit weet hoeveel mensen naast de door u bedoelde ontvanger het ook zullen zien, moet u ervoor zorgen dat het zo foutvrij mogelijk is voordat u op de verzendknop drukt.
overwegingen
Het is een triest commentaar op onze samenleving dat zoveel mensen de anonieme aard van internet gebruiken om wrede, kwetsende en vicieuze e-mails te sturen. Het feit dat ze "gezichtsloze" persona's kunnen adopteren via meerdere e-mailaccounts, heeft hen de mogelijkheid gegeven om hun ware identiteit achter valse monikers te verbergen en rantsoenen los te laten die ze waarschijnlijk te beschaamd zouden zijn om persoonlijk te zeggen. Daarin is een woord aan de wijzen over het gebruik van e-mail: als het niet iets is dat je niet zou willen bezitten in een persoonlijk gesprek, zou het waarschijnlijk ook niet in een e-mail moeten gaan. Bezoek de links aan het einde van dit artikel voor meer tips over e-mailetiquette en advies over hoe u zich veilig kunt houden in een elektronisch medium.
Insulariteit
Last but not least, heeft e-mail invloed gehad op ons verlangen en ons vermogen om met elkaar te communiceren door middel van werkelijke gezichtsuitdrukking. In plaats van het regelen van het ontmoeten van een vriend voor de lunch en bijpraten, is het minder een gedoe geworden om gewoon te e-chatten. In plaats van een telefoon te pakken of een wenskaart uit te schrijven, is het handiger geworden om gewoon een e-mail explosie te verzenden. Zelfs dank u notities voor een geschenk of een heerlijk diner zijn verdrongen door instant messages. Het meest verontrustend is echter dat de jongere generatie comfortabeler is geworden om via een toetsenbord te praten dan om in sociale situaties met anderen om te gaan. Dit zal op zijn beurt een negatieve invloed hebben op hun verbale vaardigheden, lichaamstaal en zelfrespect. Immers, als je elke identiteit die je wilt op het internet kunt aannemen, is er geen reden om eraan te werken om uit te zoeken wie je werkelijk bent als persoon.
