Een bewaarbrief kan als een waardevol hulpmiddel dienen voor een organisatie die jaarlijkse kosten in rekening brengt. Deze brief kan een klant redden door hen eraan te herinneren het lidmaatschap te verlengen. U kunt een effectieve bewaarbrief opstellen door enkele eenvoudige stappen te volgen. Uw professionaliteit maximaliseert de kansen om een klant te behouden.
Begin met de formaliteiten. Schrijf "Beste ledennaam". Het gebruik van de naam van het lid, in plaats van een generieke titel, zal de brief persoonlijk laten lijken.
Open met de reden voor uw brief. Schrijf "Ik ben bang dat we uw lidmaatschapsvernieuwing niet hebben ontvangen."
Schrijf een alinea die de persoon herinnert aan de voordelen. Bijvoorbeeld: "Als lid van onze organisatie hebt u de kans om de kwaliteit van uw leven in onze gemeenschap te verbeteren." Houd deze paragraaf beperkt tot ongeveer drie belangrijke verkoopargumenten. Hierdoor blijft de lezer betrokken.
Maak de brief af. Vertel de persoon om contact met u op te nemen als hij vragen heeft over het lidmaatschap of andere problemen. Vermeld uw telefoonnummer. Sluit de brief met "Oprecht" en onderteken deze nadat u deze hebt afgedrukt.
