Een slim samengestelde persmap met een persbericht, promotionele informatie over uw evenement en foto's, kan helpen om media-aandacht, consumentenbelangen en verkoop te stimuleren. Het samenstellen van een evenementenset met media-aandacht vereist teamwerk en een paar eenvoudige stappen.
Items die je nodig hebt
-
Map
-
producten
-
Doos
Dingen om op te nemen
Bepaal het bericht dat u wilt verzenden voordat u de persmap gaat monteren. Zorg ervoor dat het bericht duidelijk is voor alle leden van het team en goedgekeurd door de afdelingsmanager. Er kunnen meerdere initiatieven betrokken zijn bij hetzelfde evenement of project, daarom is het noodzakelijk dat de precieze materialen worden gekozen om de gewenste respons te genereren.
Vul een persbericht in waarin het evenement of project wordt beschreven en wat het zal bereiken op het gebied van donaties, programma's, verkoop, etc. Als het persbericht langer is dan één pagina, schrijf dan -MORE- onderaan elke pagina. Typ ### aan het einde van de laatste pagina. Vraag mediaberichtgeving in uw vrijgave.
Voeg een document toe met een korte geschiedenis en beschrijving van de organisatie, samen met informatie over de raad van bestuur van de organisatie. De contactgegevens van de organisatie moeten worden getoond via het briefhoofd van het bedrijf en opnieuw worden opgenomen onderaan het document, samen met de contactinformatie voor de persoon die verantwoordelijk is voor media-outreach of public relations.
Neem schriftelijke informatie op die betrekking heeft op het evenement of project. Als er een reisplan of agenda is gemaakt voor het evenement, neemt u deze op in de persmap. Voeg nieuwsartikelen toe die zijn afgedrukt over het evenement of project, evenals flyers of interne informatie die is gemaakt om opwinding of deelname te genereren.
Stel kleurenfoto's van hoge kwaliteit of illustraties in verband met het evenement samen. Als een website is opgezet, laat u de ontvangers weten dat ze extra foto's van de site kunnen downloaden. Vergeet niet om het websiteadres op te nemen. Plaats alle papieren documenten in een nieuwe map; bewaar de bovengenoemde materialen in de volgorde waarin ze hierboven zijn vermeld.
Als er tastbare items zijn die overeenkomen met de gebeurtenis, zoals artikelen te koop of een promotionele mascotte, neemt u deze op in de persmap voor evenementen. Grotere items moeten in een doos worden verzonden, naast de map met de papieren documenten.
Een meer technologisch geavanceerde versie van de persmap voor evenementen is een elektronische persmap. Een elektronische perskit, gewoonlijk een EPK, online kit of mediakit genoemd, wordt in elektronische vorm aan de media gedistribueerd. Een elektronische perskit verkort de doorlooptijd en geeft de ontvangers toegang tot de informatie met een paar klikken van de muis.
Tips
-
Zorg ervoor dat alle afgedrukte documenten vakkundig zijn uitgevoerd. Reclamebureaus en public relations-bureaus kunnen worden gecontracteerd om effectieve persmappen voor evenementen te maken en deze te distribueren naar mediakanalen.
