Het plannen van een evenement kost veel werk. Voor elk individu of bedrijf waarvan u de diensten huurt, heeft u een contract nodig om u te beschermen tegen overladen of vast te zitten zonder die services op de dag van het evenement. Gebruik duidelijke, beknopte taal bij het schrijven van een evenementencontract, zodat er geen ruimte is voor een verkeerde interpretatie van beide partijen.
Compileer alle informatie die u nodig hebt om in het contract op te nemen in één document ter referentie. Dit omvat de namen en contactinformatie van u en het bedrijf of individu, inclusief adres, telefoonnummer en e-mailadres, de datum van het evenement, het tijdstip waarop de werknemers moeten verschijnen en het tijdstip waarop het evenement start en naar verwachting zal plaatsvinden einde. Schrijf een lijst met alle relevante apparatuur die u gaat leveren en wat u van de gecontracteerde werknemer mag verwachten. Als u bijvoorbeeld een DJ inhuurt, maak dan duidelijk of u luidsprekers kunt leveren, maar de DJ is verantwoordelijk voor de kabels.
Maak een formulier met rubrieken voor contactgegevens, de vermelde datums en tijden en de verwachtingen op uw lijst. Voor een reeds opgemaakt contract biedt Microsoft Office verschillende gratis sjablonen om uit te kiezen.
Schrijf een betalingsovereenkomst door uw naam te vermelden als de betaler, de naam van de gecontracteerde werknemer (of bedrijfsnaam) als ontvanger, het uurloon of algehele loon en eventuele extra kosten die kunnen worden toegevoegd of afgetrokken (geef specifiek aan waarom dit kon gebeuren, indien toepasselijk.). Vermeld de betaalmethode (cheque, contant, PayPal) en wanneer de betaling wordt uitgevoerd. Als de betaling wordt uitgevoerd op de dag van het evenement, geeft u aan of dat gebeurt vóór of nadat de services zijn voltooid.
Schrijf een sectie specifiek voor terugbetalingen en annuleringen en geef expliciet aan wat uw reden is om geen betaling uit te voeren. Neem een tijdvenster op voor annuleringen. Bijvoorbeeld: "Het bedrijf kan tot 48 uur vóór het evenement annuleren, of er worden kosten in rekening gebracht." Geef aan wat de kosten zullen zijn.
Schrijf een sectie voor alle andere verhandelbare items die specifiek zijn voor uw evenement en hoe deze kunnen worden opgelost. Als het evenement bijvoorbeeld buitenshuis is, neemt u een plan voor een 'regenachtige dag' op of geeft u aan of u het evenement wilt annuleren, hoe u de gecontracteerde werknemer op de hoogte zult stellen en welke (eventuele) vergoeding hij ontvangt.
Maak een sectie met zowel uw naam als de volledige namen van de gecontracteerde werknemers, getypt, met een regel tot datum en teken. Kopieer het contract met ondertekende gebeurtenissen voor de werknemer en bewaar een extra exemplaar voor uw administratie.
