Het belang van een goed georganiseerd kantoorarchiveringssysteem is nooit duidelijker dan wanneer een belangrijk document ontbreekt. Inefficiënte archiveringssystemen kunnen leiden tot verspilling van tijd en geld en tot slechte besluitvorming leiden als het ontbrekende document een integraal stuk informatie bevat en u zonder dat u een beslissing moet nemen. Een manier om orde te scheppen uit chaos is door een numeriek kantoorarchiveringsysteem in te stellen, waarbij u nummers toewijst aan records, zoals inkooporders, voorraaditems en schattingen, en bestandsinformatie in oplopende volgorde, of van het laagste naar het hoogste nummer.
Items die je nodig hebt
-
Nummeringsysteem
-
Archiefkast
-
Bestandsregelaar
-
Tabbladen bestandsdeling
-
Bestandsmappen, geassorteerde kleuren
-
labels
Categorieën en nummeringsysteem instellen
Stel bestandscategorieën in en wijs controlenummers toe. Geef afzonderlijke afdelingen binnen uw organisatie afzonderlijk weer. Ken een hoofdcontrolenummer toe voor elke afdeling. Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld kiezen om categorieën in te stellen, zoals 'Financieel', 'Verkoop', 'Inkoop', 'Personeelszaken' en 'Apparatuur'. Ken een controlenummer toe om elke hoofdcategorie te identificeren, zoals 100 tot Financieel; 200, verkoop; 300, inkoop; 400, Human Resources; en 500, uitrusting.
Stel bestandssubcategorieën in en wijs subcontrolenummers toe om elke subcategorie te definiëren en identificeren. In de categorie Verkoop kunt u bijvoorbeeld 10 voor verkooprapporten toevoegen; 20, verkoopramingen; en 30, verkoopbevestigingen.
Stel binnen elke subcategorie een nummeringssysteem in om afzonderlijke documenten binnen de subcategorie te identificeren. Dit wordt het nummer dat u op het document zelf afdrukt. Als u bijvoorbeeld een bestelling verzendt voor voorbedrukte verkoopschattingsformulieren, geeft u het nummer van het eerste formulier op als 200-20-01 of 200 20 01, als u dat wilt. Elk volgend document wordt met één verhoogd. U drukt bijvoorbeeld "200-20-02" af op het tweede formulier voor verkoopraming.
Maak een hoofdindex van uw indieningsplan. Dit zal dienen als een inhoudsopgave voor uw archiefkast.
Kabinet opzetten
Stel een kleurcoderingssysteem op om hoofd- en subcategorieën te identificeren. U kunt bijvoorbeeld een regel opstellen die een scheidingslabel met een blauw bestand gebruikt om hoofdcategorieën te identificeren. Gekleurde bestandsmappen kunnen vervolgens subcategorieën identificeren, zoals in rode mappen voor verkooprapporten, groene mappen voor verkoopramingen en gele mappen voor verkoopbewijzen. Labels in bestandsmappen identificeren de inhoud, zoals labels die 01-100, 101-200 enzovoort weergeven.
Maak de tabbladen van de hoofdcategorie divider en plaats deze in de archiefkast. Label en plaats initiële submapse bestandsmappen in de archiefkast en voeg deze waar nodig toe.
Bestandsdocumenten in de juiste numerieke volgorde.
Tips
-
Neem de tijd om de behoeften van uw bedrijf te bepalen en bepaal een categorie- en nummeringssysteem dat zinvol is voor uw bedrijf.
Als u een geautomatiseerd boekhoudsysteem gebruikt en uw eigen formulieren afdrukt, moet u mogelijk het nummeringssysteem aanpassen aan de vereisten voor archivering. De nummering op formulieren voor verkoopschattingen kan bijvoorbeeld beginnen bij 200-20-01 en met één worden verhoogd voor elke nieuwe schatting.
Geef een specifieke locatie en container op voor alle documenten die nog niet zijn gearchiveerd, voor het geval u daar tussentijds toegang toe wilt hebben.
De beste manier om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de vereisten voor archivering, is het opstellen van een planning, zoals dagelijks of wekelijks.
