Hoe u uw kantoorbestanden organiseert, heeft een belangrijke invloed op de efficiëntie en productiviteit. Een bestandssysteem moet gebaseerd zijn op hoe bestanden worden gebruikt op kantoor, naar welke functies van het bestand het vaakst wordt verwezen en hoe bestanden mondeling worden opgevraagd. Door deze vragen te beantwoorden, kunt u het beste systeem voor het organiseren van uw bestanden bepalen.
Items die je nodig hebt
-
Dossierkast
-
Bestandsmappen
-
Bestandslabels
Bepaal of u bestanden alfabetisch wilt organiseren op onderwerp, numeriek met een vooraf bepaald nummeringssysteem of chronologisch op datum of vervaldatum. Maak tijdelijke en permanente bestanden. Tijdelijke bestanden zijn momenteel actieve bestanden waaraan een einddatum is toegewezen. Op dat moment kan het bestand worden vernietigd of worden opgeslagen met gearchiveerde bestanden. Voorbeelden van tijdelijke bestanden zijn huidige projecten, actiepunten en te lezen materialen. Permanente bestanden zijn bestanden die niet zo vaak worden gebruikt, maar die in de archieven moeten worden bewaard voor naslagdoeleinden.
Noteer uw labeltitels en -definities in een document waarnaar kan worden verwezen. Als u bijvoorbeeld een numeriek systeem gebruikt, noteert u het onderwerp waarmee elk nummer correspondeert en geeft u een lijst met voorbeelden van documenten die in dat onderwerp zouden worden opgenomen. Dit helpt consistentie te behouden bij het archiveren van documenten.
Maak stapels voor tijdelijke documenten, permanente documenten en afval. Sorteer documenten voordat ze in het bestandssysteem worden opgenomen. Bestand niet opslaan wat niet hoeft te worden opgeslagen.
Kies een bestandsopslaglocatie. U zou kunnen besluiten dat tijdelijke actieve bestanden moeten worden opgeslagen in uw bureaula, waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Bestanden die door het personeel worden gedeeld, moeten centraal op kantoor worden geplaatst. Als u werkt met bestanden die moeten worden beschermd, zoals bestanden met persoonlijke gegevens van klanten, gebruikt u een archiefkast met vergrendelingen en bepaalt u wie op kantoor toegang heeft.
Maak uw bestanden. Label bestanden met uw alfabetische, numerieke of chronologische systeem. Vergeet niet dat, terwijl u specifiek wilt zijn met uw labeltitels, u ook wilt dat de titels breed genoeg zijn om verschillende soorten documenten te omvatten. Als u bijvoorbeeld een bestand met een specifieke vergadernaam niet wilt labelen, maakt u een bestand voor vergaderingen die in een jaar worden bijgewoond en slaat u alle relevante documenten daarin op. Zo voorkom je dat je meerdere bestanden kunt maken waarin slechts één of twee documenten ooit worden opgeslagen.
Tips
-
Onthoud eenvoudig is altijd beter. Probeer ingewikkelde archiveringssystemen te vermijden die moeilijk voor u en personeel te onthouden zijn. Gebruik een tickler-bestand voor datumspecifieke taken, zoals betalen met facturen of facturering. Organiseer uw tickler-bestand per maand of dag, afhankelijk van de taken en zuiver het bestand als taken worden voltooid door documenten weg te gooien of ze naar een permanent bestand te verplaatsen.
