Het opnieuw plannen van grote zakelijke evenementen kan een logistieke nachtmerrie zijn; zelfs met de meest geloofwaardige redenen om de datum te veranderen, zullen klanten en zakelijke contacten geïrriteerd en hinderlijk zijn. De manier waarop u de informatie presenteert, zal ook een grote impact hebben op de indruk die de aanwezigen zullen hebben; zorg ervoor dat u verontschuldigend en toch optimistisch klinkt, zodat de ontvangers de herschikking als een tijdelijke tegenvaller beschouwen in plaats van als een misstap of als gevolg van een slechte planning.
Plaats een stuk briefpapier van het bedrijf in uw printer; dit is een officiële kennisgeving over het opnieuw plannen van een evenement dat u host. Tijd is van essentieel belang en briefpapier zal de aandacht van de ontvanger beter vangen dan gewoon papier.
Open het tekstverwerkingsprogramma van uw keuze. Begin een nieuw document door "Bestand" en "Nieuw" te selecteren.
Typ de datum en sla een regel over. Gebruik de functie Afdruk samenvoegen in uw tekstverwerkingsprogramma om de namen en adressen van de deelnemers in te voegen.
Begin met te zeggen dat je de gebeurtenis opnieuw moet plannen en hun herinneringen moet opfrissen over wat de gebeurtenis is en wanneer deze oorspronkelijk had moeten plaatsvinden.
Excuses oprecht en leg de reden voor de vertraging uit. Maak niet meer dan één keer excuses aan, of ontvangers dit misschien als een erkenning van schuld of wanbeheer.
Geef informatie over wanneer het evenement zal plaatsvinden. Als uw bedrijf een vergoeding aanbiedt voor hun re-boekingstoeslag of een andere bonus, geef dan aan hoe de deelnemers de compensatie kunnen aanvragen. Speel het goede nieuws; als de herschikking een gelukkige zaak is, zoals een andere tijd herschikken met beter weer, geef daar dan commentaar op.
Bedank de aanwezigen voor hun medewerking en geef hen de contactgegevens voor wie ze kunnen bellen als ze vragen hebben of hun bezoek moeilijk opnieuw kunnen plannen.
Onderteken de brief "Met vriendelijke groet," en sla drie regels over. Typ je volledige naam en titel. Print de letters en teken elk boven uw getypte naam.
Mail de brieven met de snelste service die u zich kunt veroorloven. Als u het u niet kunt veroorloven om een groot aantal brieven per Priority Mail te verzenden, belt u eerst elke deelnemer en geeft u hem de basisinformatie over het opnieuw plannen van de gebeurtenis. Laat hen weten dat een officiële brief zal volgen.
