Per definitie is een uitgebreid rapport bedoeld om een onderwerp of een idee tot in detail te verkennen. In het bedrijfsleven worden uitgebreide rapporten vaak gebruikt om de financiële situatie van een bedrijf te evalueren en te bespreken. Uitgebreide rapporten kunnen ook voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals een samenvatting van een nieuwe zakelijke trend of een beschrijving van een nieuwe doelmarkt. Het precies leren schrijven van een uitgebreid rapport kan een nuttige zakelijke vaardigheid zijn voor werknemers op elk niveau.
Voordat je begint met schrijven
Voordat u begint met het schrijven van uw uitgebreide rapport, verzamelt u alle relevante informatie, gegevens, grafieken, tabellen en documenten die u tijdens het schrijven moet gebruiken. Maak een schets, een schrijfhulpmiddel waarmee je je gedachten kunt indelen in een gestructureerd formaat. Een overzicht bestaat meestal uit korte zinnen of woordgroepen die kunnen dienen als startpunt voor de verschillende delen van uw rapport. Hoewel deze gedeelten kunnen variëren afhankelijk van het type rapport dat u schrijft, kunnen ze een samenvatting, een inleiding, een inhoudsopgave, verschillende hoofdtekstparagrafen, een conclusie, een appendix en een verwijzingssectie bevatten.
Het rapport schrijven
Gebruik uw overzicht om u te begeleiden, begin met het schrijven van een eerste conceptversie van het uitgebreide rapport. Begin met de inleiding, die lezers zal vertellen wat ze gaan lezen en leg de belangrijkste punten uit die in het rapport worden gemaakt. Voeg na de introductie enkele alinea's of specifieke secties toe die de kernpunten van uw rapport behandelen. Schrijf aan het einde van het rapport een conclusie die het rapport samenvat. De conclusie moet alle hoofdpunten uit het rapport consolideren. Het kan uw aanbevelingen of meningen over het onderwerp omvatten.
De samenvatting
Nadat u uw rapport hebt geschreven, is het handig om de samenvatting te schrijven. Dit bestaat uit verschillende paragrafen die het hele rapport samenvatten. De samenvatting moet de lezer een verkorte weergave van het uitgebreide rapport geven, zodat ze de hoogtepunten kunnen kiezen. Dit gedeelte van het artikel is vaak handig voor drukke managers die een voorvertoning van het rapport willen weergeven om te begrijpen waar het over gaat. Een kort voorbeeld van een samenvatting kan zijn:
Voorbeeld:
Digital Shirts, Inc. biedt high-end maatoverhemden met een eigen algoritme. Onze winkels zijn gevestigd in enkele van de beste winkelcentra van het land, bijna uitsluitend in wijken met een hoger inkomen. Onze verkoopteams zijn goed opgeleid om een ambachtelijke shirt-koopervaring voor elke klant te creëren.
Dit rapport is opgesteld om de details van een voorgestelde nieuwe vleugel van het bedrijf te beschrijven.
Op basis van cijfers van de afgelopen vijf jaar laat het rapport zien dat het inkomen stagneert, terwijl andere high-end retailers een recordstijging zien. Na uitgebreid onderzoek heeft de onderzoeksafdeling vastgesteld dat elk bedrijf met een gerapporteerde stijging van het inkomen ook een toename van de digitale inhoud had die hen verbond met hun klanten.
R & D heeft bepaald dat een app met digitale aanpassingen, ontworpen om elk shirt een perfecte pasvorm te geven zonder uitgebreide persoonlijke aanpassingsbezoeken, een aanzienlijke toename van inkomsten zou opleveren. Dit rapport geeft meer informatie over de manier waarop de app zal worden gebruikt, de hoeveelheid hands-on onderzoek die is gedaan en de geprojecteerde resultaten van de invoering van deze technologie.
Het wordt aanbevolen dat alle winkels beginnen met het integreren van de nieuwe digitale aanpassingstechnologie en dat trainingsmateriaal en trainingsmateriaal op tijd moeten worden gemaakt om te profiteren van het komende vakantieseizoen.
Ondersteunende documenten zijn nuttig
Maak een lijst van de bronnen van grafieken, tabellen of afbeeldingen die u in het rapport in de bijlage hebt gebruikt en voeg uw onderzoeksbronnen toe aan de verwijzingspagina. Deze ondersteunende documenten zullen uw argumenten zwaarder maken.
Het bewerkingsproces
Nadat je eerste versie is voltooid, ga je terug door het uitgebreide rapport om wijzigingen en toevoegingen aan te brengen zoals je wilt. U kunt tegen het einde van het schrijfproces verschillende concepten hebben. Houd tijdens het schrijven uw doelgroep in gedachten. Het type taal dat u gebruikt, is afhankelijk van wie het uitgebreide rapport leest. Als u bijvoorbeeld voor een expert in het veld schrijft, kunt u complexe branchespecifieke voorwaarden opnemen. Maar als u voor een leek schrijft, vermijd dan het gebruik van jargon en verwarrende acroniemen. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om voor elke groep belanghebbenden een ander uitgebreid rapport te schrijven.
Nadat u klaar bent met schrijven
Nadat u het schrijfproces hebt voltooid, is het belangrijk om uw werk meerdere keren te corrigeren en zo nodig correcties aan te brengen. Voordat u het uitgebreide rapport naar de beoogde doelgroep stuurt, kunt u een lid van de communicatieafdeling van uw bedrijf vragen om het document opnieuw te lezen en te bewerken. Deze stap is cruciaal als het uitgebreide rapport in de toekomst door leden van het publiek zal worden gelezen.
Nauwkeurigheid, juiste grammatica en spelling zijn de sleutelwoorden, vooral als het rapport wordt gelezen door managers op het hoogste niveau in uw bedrijf. Hoewel uw werk niet door elk lid van het hoofdkantoor van het bedrijf wordt gelezen, kunt u met een uitgebreid rapport alleen maar beter uitzien wanneer de promotietijd wordt bereikt.
