Door een tracking-spreadsheet te maken om kostenbesparingen en kostenvermijding te registreren, kan uw organisatie zowel "harde" als "zachte" besparingen nauwkeurig rapporteren. Harde besparingen worden getoond als lagere kosten in vergelijking met een jaar eerder. Zachte besparingen zijn minder tastbaar en kunnen het onderhandelen over een lagere kostenstijging van een leverancier of "gratis" training met een tariefverhoging omvatten. Het ontwikkelen van een spreadsheet om besparingen bij te houden, is van cruciaal belang voor het geven van prikkels aan degenen die verantwoordelijk zijn voor aankopen.
Items die je nodig hebt
-
Spreadsheet-programma
-
In het verleden gemaakte bedrijfskosten
-
contracten
Groep operationele kosten in logische categorieën. Categorieën kunnen per type zijn, zoals het samen groeperen van alle hulpprogramma's. Als meerdere medewerkers verantwoordelijk zijn voor de aanschaf, groepskosten door de verantwoordelijke persoon.
Typ de kop "Uitgaven" in de eerste cel van de spreadsheet. Hieronder, voer de naam van een categorie in en vermeld de uitgavennamen in de onderstaande cellen. Herhaal voor elke categorie.
Typ in de volgende kolom de kolomkop "Actuals" en het jaar. Daaronder voer je de dollars in de cel rechts van elke onkostennaam in. Label de volgende kolom "Aanpassingen" en voer contractuele verhogingen of verlagingen in dezelfde uitgavenrij in waarop deze van toepassing is. Label de volgende kolom "Benchmark" en voer een formule in om de werkelijke bedragen te vermenigvuldigen met één plus de aanpassing: (Actueel * (1 + aanpassing)).
Identificeer de hoeveelheid geproduceerde items van vorig jaar en de geplande productie voor volgend jaar. Typ boven in de volgende rij 'Per eenheid'. Voer voor alle toepasselijke uitgaven zoals materiaal en arbeid een formule in om de benchmark aan te passen aan de nieuwe hoeveelheden: (Benchmark / hoeveelheid vorig jaar * Hoeveelheid dit jaar).
Typ 'Werkelijkheden' en het huidige jaar in de bovenste rij van de volgende kolom en laat dit leeg totdat de werkelijke uitgaven bekend zijn. Titel van de volgende kolom "Verschil". Voer voor elke uitgave een formule in die de werkelijke kosten van dit jaar aftrekt van het aantal in de benchmarkkolom.
Na elke categorie voegt u twee lege regels in. Typ 'Subtotaal' op de eerste regel. Typ in de cel erna een formule om alle uitgaven in die categorie samen te voegen en deze over alle kolommen in het werkblad te kopiëren. Typ na de laatste categorie 'Totaal' in de eerste kolom en in de cel ernaast een formule om alle subtotalen in de categorie samen toe te voegen. Kopieer dit over alle kolommen in de spreadsheet.
Voer kosten in als nieuwe contracten worden ondertekend of als werkelijke facturen worden ontvangen. Voeg extra rijen in voor nieuwe uitgaven of bespaar kostenbesparingsbesparingen.
Tips
-
Verhoog het eigendom van de totale kosten door vooraf te beslissen hoe spaargeld zal worden beloond. Belangrijke beslissingen zijn onder meer of werknemers worden beloond op netto besparing voor al hun uitgaven en de verwerking van immateriële besparingen die van invloed zijn op een andere categorie. De aanpassingskolom kan ook worden gebruikt om doelen in te stellen. Door voor elke categorie het gewenste spaarpercentage in te voeren, worden benchmarkdoelen voor elke uitgave gecreëerd. Zorg ervoor dat u procesverbeteringen opneemt die resulteren in lagere bedrijfskosten of een vermindering van het aantal werkuren.
