De kunst van het schrijven van de brief wordt langzaam verdrongen door elektronische correspondentie; er zijn echter momenten waarop een geschreven zakelijke brief nodig is. Met de traditionele veranderingen in de post een realiteit en de mogelijke verwatering van het postsysteem zoals we die nu kennen, is het belang van zakelijke correspondentie niet verminderd. Er zijn een aantal gevallen waarin een formele zakelijke brief moet worden gebruikt.
De zakelijke brief
De formaliteit van een zakelijke brief is afhankelijk van de auteur en het doel ervan; Elke zakelijke brief moet echter een schriftelijke datum bevatten op de brief, de volledige naam en het adres van de ontvanger en een handtekening of facsimile daarvan, indien van toepassing, met bedrijfsnaam en titel. Gebruik van stationair of stationair met een logo is nuttig. Andere correspondentie kan het noodzakelijk maken dat dergelijke informatie wordt opgenomen als de wijze van aflevering, zoals via de e-mail van de VS of zelfs via e-mail.
Vacatures
Sollicitanten moeten een zakelijke brief opnemen met de indiening van een CV voor een vacature, vooral als de brief speculatief is. Een cv elektronisch ingediend moet de formaliteit van een zakelijke correspondentie in de vorm van een begeleidende brief. De inhoud van een zakelijke brief kan worden vastgelegd.
Juridische correspondentie
Advocaten stellen routinematig zakelijke brieven op, zowel aan hun cliënten als aan andere advocaten. Advocaten stellen ook veel andere belangrijke documenten op, zoals een briefing of een antwoord, vaak voor bedrijven. Deze brieven kunnen zowel per fax als per post worden verzonden of per expressepost worden verzonden, zodat een afleveringsroute wordt vastgesteld.
Voorstel van het partnerschap
De oprichting van een nieuw partnerschap voor het bedrijfsleven moet worden vastgelegd op papier, misschien als een opmaat voor een formele juridische overeenkomst. Een voorlopige schets van de losse samenwerkingsvoorwaarden zou in de brief worden samengevat.
Kennisgeving van juridische stappen
De eigenaar of manager van een huis of appartement zou een zakelijke brief aan een huurder of eigenaar willen opstellen als opmaat voor een mogelijke uitzetting. Deze brief moet waarschijnlijk worden verzonden en ter ondertekening worden bezorgd.
Kennisgeving van een Award
Wie zou geen zakelijke brief willen ontvangen die hen een belangrijke prijs of compliment zou geven? De ontvanger van dergelijke brieven bewaart ze vaak voor onbepaalde tijd of laat ze inlijsten voor het nageslacht. Het formele discours van de zakelijke brief verhoogt alleen de waarde van de erkenning.
