Fit / Gap-analyse wordt gebruikt om elk functioneel gebied in een bedrijfsproject of bedrijfsproces te evalueren om een specifiek doel te bereiken. Het omvat het identificeren van belangrijke gegevens of componenten die passen in het bedrijfssysteem en lacunes waarvoor oplossingen nodig zijn. Deze techniek is gebaseerd op verschillende doelstellingen, allemaal gericht op het bepalen van de belangrijkste componenten die nodig zijn om de best practice binnen een organisatie te bereiken.
Doel
Voor elk project is het belangrijkste doel van de Fit / gap-analyse ervoor te zorgen dat elk project wordt uitgevoerd volgens de methoden die worden beschouwd als zowel effectief als efficiënt. Het beveelt ook wijzigingen aan, zoals belangrijke kwesties en interfaces die beleidsaanpassingen nodig hebben, voor elk bedrijfsproces om streefresultaten te garanderen.
Fit / Gap-sessies
Fit / Gap-analyse wordt uitgevoerd door een reeks sessies door de bedrijfs- of projecteigenaar, manager, bedrijfsexperts of consultants. Elke werksessie concentreert zich op één belangrijk uitgangspunt: het ontwikkelen van input die de organisatie zal gebruiken als onderdeel van haar regels en standaardregels. Alle belangrijke kwesties en controversiële onderwerpen worden behandeld in elke vergadering. Managementvertegenwoordigers moeten elke sessie bijwonen die een belangrijk probleem of probleem aanpakt.
Sessiedekking
In een Fit / Gap-analysesessie worden meestal de volgende problemen en maatregelen behandeld: vaststellen van vereisten voor benodigde conversies van bedrijfsprocessen; het herkennen van alle op maat gemaakte taken die moeten worden gedaan; het bedenken van testmaatregelen; het identificeren van beveiligings-, rapportage- en documentatieprocedures; en het maken van regels en standaardprocessen.
Informatieverwerking
Na een voorlopige regeling of bespreking van problemen, worden taken gedefinieerd die nodig zijn om deze zorgen te veranderen of aan te pakken. Het team controleert alle informatie over het probleem of de bezorgdheid. Documentatie en beoordeling van bestanden uit eerdere fasen met organisatorische wijzigingsmaatregelen worden ook uitgevoerd.
Taakidentificatie
Alle taken die nodig zijn om de aanbevelingen van een Fit / Gap-analyse te starten, worden weergegeven. Afhankelijkheden tussen taken worden bepaald om het werkverdelingsplan te structureren. Alle bronnen die essentieel zijn voor het uitvoeren van elke taak worden vervolgens geïdentificeerd voor elke functiegroep binnen de organisatie. Ten slotte zijn rollen en functies van teamleden en functiegroepen specifiek aangewezen.
