Effectieve zakelijke communicatie is essentieel voor het succes van uw organisatie. Het heeft een grote invloed op de prestaties en productiviteit van uw bedrijf, maar ook op uw winstgevendheid. Als eigenaar van een bedrijf moet u uw visie en doelen duidelijk kunnen communiceren, relaties met klanten en potentiële partners kunnen opbouwen en met uw team kunnen communiceren.
Essenties van zakelijke communicatie
Managers, CEO's, teamleiders en andere professionals moeten leren hoe ze goede communicatoren kunnen zijn om hun verantwoordelijkheden te vervullen. Of u nu meer producten wilt verkopen, een sterk team wilt opbouwen of uw marketinginspanningen wilt maximaliseren, het is belangrijk dat u de essentie van zakelijke communicatie onder de knie hebt.
Als je wilt slagen, is het niet genoeg om een goede strateeg te zijn of briljante ideeën te hebben. Natuurlijk kun je mensen inhuren om met je klanten te communiceren en je diensten te promoten, maar je moet je visie toch onder woorden brengen. Het is uw verantwoordelijkheid om feedback te geven aan uw personeel, te luisteren naar wat ze te zeggen hebben en de bedrijfsdoelen te bespreken.
Zakelijke communicatie draait om het delen van informatie tussen mensen binnen en buiten uw organisatie. Het kan vele vormen aannemen, zoals formele en informele communicatie, interne en externe communicatie, juridische communicatie, laterale of horizontale communicatie en meer. Zie het als een tweerichtingskanaal voor het verzenden van instructies, ideeën, meningen, rapporten enzovoort.
Om communicatie effectief te laten zijn, moet het wederkerig zijn. Je moet duidelijk praten en goed luisteren. Zorg er ook voor dat u de grondbeginselen van zakelijke communicatie begrijpt, namelijk:
- Structuur
- Relevantie
- Consistentie
- helderheid
- Recentheid en primaat
- Medium
Allereerst moet uw boodschap goed gestructureerd zijn en een opening, een lichaam en een afsluiting hebben. Of u nu e-mails verzendt, belt of een project presenteert, houd deze structurele elementen in het achterhoofd. Begin met een korte introductie van uw bericht om het publiek te laten weten wat te verwachten. U kunt bijvoorbeeld iets zeggen als: "Vandaag zullen we onze marketingstrategie voor het volgende kwartaal bespreken." Presenteer vervolgens uw ideeën in detail. Afhankelijk van de context, moet u mogelijk een back-up van uw verklaringen maken met feiten en cijfers. Sluit uw bericht met een korte conclusie die de belangrijkste punten beschrijft die u hebt besproken.
Zorg ervoor dat uw boodschap duidelijk en relevant is voor de doelgroep. Stel je voor dat je een klant probeert uit te leggen dat hij een complete website-make-over nodig heeft in plaats van een paar kleine wijzigingen. U kunt in de verleiding komen om te praten over webontwerp, zoekmachineoptimalisatie, bouncepercentages en andere technische aspecten, maar doe het niet. De klant weet misschien niet wat deze dingen betekenen en waarom ze ertoe doen. In plaats daarvan moet u zich concentreren op hoe een volledige herontwerp van de website ten goede komt aan zijn bedrijf. Vertel hem dat hij meer klanten zal bereiken, merkbekendheid zal vergroten, retentiepercentages zal verhogen, gegevensbeveiliging zal verbeteren en zo verder.
Houd uw boodschap altijd consistent, maar pas het publiek en de context aan. Als je constant van gedachten verandert, loop je het risico je geloofwaardigheid te verliezen.
Het is één ding om uw werknemers te vertellen dat ze klantengegevens moeten beschermen en dat hun software moet worden bijgewerkt en nog een ding om een beveiligingsbeleid te implementeren. Schriftelijke communicatie maakt het gemakkelijker om ideeën te verduidelijken en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat.
Zorg er ook voor dat je bericht memorabel is. Neem een sterke, duidelijke verklaring op die uw overtuigingen versterkt en betrekking heeft op het onderwerp. Overweeg het starten of beëindigen van uw bericht met een citaat of een andere krachtige opening. Soms kan humor ook helpen. Of je nu met een klant of een medewerker praat, geef haar iets om te onthouden.
Volgens psychologen herinneren sommige mensen zich eerder wat ze voor het laatst hebben gezien of gehoord. Dit wordt het recency-effect genoemd. Anderen hebben de neiging zich te herinneren wat ze voor het eerst hebben gezien of gehoord, wat bekend staat als het primacy-effect. Daarom is het zinvol om uw bericht te starten en / of te sluiten met een krachtig statement.
Een ander ding om te overwegen is het communicatiemiddel. Hoe ben je van plan om je boodschap over te brengen? Er zijn verschillende soorten communicatiemedia en elk heeft unieke kenmerken. Deze omvatten maar zijn niet beperkt tot:
- presentaties
- rapporten
- Online communicatie
- Zakelijke vergaderingen
- Video- en telefoonvergaderingen
- Sociale media
- Gedrukte media
- Contracten en andere formele schriftelijke documenten
Juridische aspecten van zakelijke communicatie
Wanneer u een contract schrijft of juridische documenten invult, is het nog belangrijker om duidelijk te communiceren. Slechte communicatie kan leiden tot hoge boetes, fraude, laster, inkomstenderving en dure rechtszaken.
Maak uzelf vertrouwd met de wetten in uw staat of regio, inclusief die met betrekking tot reclame. Uw marketingcampagnes moeten bijvoorbeeld waarheidsgetrouw zijn en voldoen aan de wetten in uw branche. Als u voedingssupplementen verkoopt, mag u niet beweren dat uw producten ziekten genezen of voorkomen. Ook kunt u alcohol en sigaretten niet als gunstig voor klanten promoten. Maak een back-up van uw claims met harde feiten en maak de nodige onthullingen.
Controleer uw zakelijke contracten en overeenkomsten. Als je iets te zeggen hebt, schrijf het dan schriftelijk op. Neem een sectie op met een duidelijke omschrijving van de termen die in het contract worden gebruikt. Voeg relevante secties toe, zoals de contractduur en beëindiging, garanties, scheidbaarheid en vertrouwelijkheid.
Let ook op hoe u met uw personeel communiceert. Kies je woorden zorgvuldig. Geen bedreigingen maken of werknemers discrimineren. Als u bijvoorbeeld een medewerker vertelt dat hij te jong is om een specifiek project aan te nemen, wordt u mogelijk beschuldigd van leeftijdsdiscriminatie. Een manager die gehandicapte werknemers plaagt, kan beschuldigd worden van discriminatie op grond van handicap, zelfs als zijn gedrag niet bedoeld was om de persoon in kwestie te kwetsen.
Waarom is zakelijke communicatie belangrijk?
Als je de belangrijkste aspecten van communicatie kent, is het niet moeilijk te begrijpen waarom het zo belangrijk is. Effectieve communicatie kan uw relatie met klanten, medewerkers en zakelijke partners versterken, terwijl wettelijke naleving wordt gewaarborgd. Bovendien kan het u een voorsprong op de concurrentie bieden en u helpen het meeste uit uw marketinginspanningen te halen.
Het belang van externe communicatie in een organisatie moet niet worden onderschat. Als manager of bedrijfseigenaar moet je in staat zijn om je boodschap over te brengen aan de doelgroep, maar ook aan investeerders, aandeelhouders, leveranciers en potentiële partners. Live-evenementen geven u bijvoorbeeld de kans om de aandacht van uw prospecten te trekken of om financiering voor uw kleine onderneming veilig te stellen. Een goed doordachte toespraak of een boeiende productpresentatie kan uw reputatie vergroten en omzet genereren. Via interviews en persberichten kunt u klanten en investeerders informeren over uw nieuwste projecten. U kunt bijvoorbeeld praten over uw nieuwe samenwerking met een merk of over een nieuwe productlijn die de branche zal verstoren. Als u duidelijk communiceert en echte waarde levert, genereert u buzz rondom uw merk.
Interne communicatie is ook essentieel. Bijna de helft van de werknemers verlaat zelden of nooit een vergadering, wetende wat ze vervolgens moet doen. In feite heeft 21 procent van de professionals geen formeel plan voor interne communicatie. Als u het doel en de doelstellingen van een vergadering niet duidelijk vermeldt, kunt u verwarring en conflicten creëren op de werkplek.
Leiders die goed communiceren, kunnen het moreel van de werknemers stimuleren, de omzet verlagen en de productiviteit in de organisatie verhogen. Ze hebben ook een sterkere band met hun teams en ervaren minder conflicten. Bovendien zorgt een effectieve interne communicatie ervoor dat uw werknemers hun rol en de bijdrage die zij leveren aan de groei en het succes van het bedrijf begrijpen.
