Als u een bedrijf bent, moet u een grootboek gebruiken om na te gaan wie de eigenaar is van welk aandeel in uw bedrijf. Hiermee kunt u het eigendomspercentage van elke belegger kennen. Telkens wanneer er een transactie is die betrekking heeft op de voorraad, moet u noteren: het aandeelcertificaatnummer; naam van de aandeelhouder; volledig adres van de aandeelhouder; aantal aandelen; klasse van aandelen; aankoopdatum; en overweging gegeven. Vervolgens kunt u op elk gewenst moment naar uw grootboek zoeken en het exacte eigendomsbelang van een persoon bepalen.
Registreer de transactie. Noteer het voorraadcertificaatnummer; naam van de aandeelhouder; volledig adres van de aandeelhouder; aantal aandelen; klasse van aandelen; aankoopdatum; en overweging gegeven, elke keer dat een transactie plaatsvindt. Neem bijvoorbeeld aan dat Bob Doe $ 1 000 uitgeeft aan het kopen van 20 aandelen van Klasse A aandelen van John Stevens op 1 januari. U zou elk van deze items op een transactieregel moeten opnemen. Hiermee kunt u de voorraad dagelijks volgen.
Zoek de hoeveelheid voorraad van een bepaalde persoon. Doorloop elke regel van uw records en markeer elke transactie die plaatsvond in de naam van die persoon. Na het benadrukken van alle aandelentransacties, voegt u diegene bij elkaar waarin hij aandelen heeft gekocht en trekt deze in mindering waar hij aandelen heeft verkocht.
Gebruik voor journaalboekingen. Als u het boekhoudsysteem op transactiebasis gebruikt, kunt u de details van elke transactie bekijken en de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving toepassen om de transactie correct in uw grootboek te registreren.
