Winstgevende organisaties vertrouwen op formele en informele zakelijke communicatiepatronen. Formele communicatiekanalen bieden structuur voor productieve resultaten. Informele interacties maken het mogelijk om authentieke relaties op te bouwen en alternatieve methoden om betekenis te creëren in de organisatie. Beide vullen elkaar aan en kunnen het bedrijf versterken wanneer het effectief wordt toegepast. Elke kan worden gepland, maar informele communicatie is meestal spontaan.
Doel van formele communicatie
Formele zakelijke communicatie is een strategische informatie-uitwisseling die een duidelijke agenda ondersteunt. Deze informatie wordt traditioneel beschouwd als interne communicatiemethode, maar kan gestructureerde interacties bevatten met mensen en entiteiten buiten de organisatie.
Formele communicatie kan ook informele interacties veroorzaken.Een hoofdofficier kan bijvoorbeeld een rondleiding of een gemeentehuisbijeenkomst plannen waarbij een vrije stroom van opmerkingen over discussiepunten wordt aangemoedigd. Deze kunnen echter leiden tot persoonlijke interacties, verhalen en ideeën die niet op de oorspronkelijke agenda stonden.
Soorten formele communicatie
Organisaties kunnen communiceren met hun interne team door middel van schriftelijke of mondelinge communicatie. Managers kunnen formele geschreven hulpmiddelen gebruiken, zoals e-mails, blogberichten, oriëntatie trainingsmateriaal of nieuwsbrieven. Spraakpresentaties, vergaderingen en geplande conferenties zijn voorbeelden van verbale interacties als een formele communicatiestrategie. Formele communicatie kan ook strategische plaatsing van office signage, reviews van medewerkers en samenwerking met non-profitorganisaties omvatten. Nieuwsrapporten en uitvoerende verschijningen zijn ook creatieve manieren om zakelijke relaties te verbeteren door middel van formele communicatie.
Doel van informele communicatie
Spontane interacties vonkelen een 'grapevine' van informatie die wordt gedeeld via informele communicatienetwerken. Informele zakelijke communicatie moet formele netwerken aanvullen. Authentieke en winstgevende relaties worden gestold door deze methode. Soms kan de informele sfeer resulteren in een informele en nonchalante verspreiding van informatie. Om deze reden moet al het personeel bijzonder voorzichtig zijn met het delen van gevoelige informatie tijdens het informeel communiceren. Hoewel schriftelijke communicatie ook informeel kan zijn, moet het gepast zijn om juridische en ethische kwesties te vermijden.
Soorten informele communicatie
Informele verbale communicatie kan plaatsvinden tijdens lunchpauzes, gangwisselwerkingen en telefoongesprekken. Creatieve zakelijke communicators kunnen met opzet handgeschreven notities, sms-berichten en jubileum-erkenningen en verjaardagskaarten opnemen om een band op te bouwen met hun collega's.
Dynamiek van bedrijfscommunicatie
Informatie kan van management tot medewerker worden geleverd of omgekeerd. Bedrijven die voornamelijk in formele netwerken zijn opgericht, wijken zelden af van de regels en protocollen. Aan de andere kant moedigen informele bedrijfsculturen spontaniteit en losse netwerken aan. Ongeacht de bedrijfscultuur groeien organisaties door een strategische balans van formele en informele netwerken. Organisaties profiteren van het opzetten van een open communicatienetwerk met feedback van zowel werknemers als managers.
