Het opzetten van een nieuw bedrijfskantoor is een spannend moment in het leven van een ondernemer. Het betreden van een ruimte die uw bedrijf naar huis kan brengen, is echter een lonende kans die gepaard gaat met een eigen reeks uitdagingen. Om deze taak direct aan te pakken, maakt u een plan om ervoor te zorgen dat de overgang naar uw nieuwe kantoor soepel verloopt. Neem even de tijd om een nieuwe checklist voor bedrijven te maken met alle items die u nodig hebt om uw nieuwe ruimte in te stellen, zodat deze is uitgerust voor de eerste werkdag.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Spreadsheet software
Zoek een kantoorruimte om te huren of te kopen. Selecteer een locatie die groot genoeg is voor uw personeel en eventueel extra personeel voor uw bedrijf. Overweeg ruimte met een receptie, een vergaderruimte, een keuken, een pauzeruimte voor de werknemers en vooral een grote werkruimte die geschikt is voor bureaus en kantoorapparatuur.
Gebruik spreadsheetsoftware om uw nieuwe checklist voor uw bedrijfsbureau te maken. Voeg de volgende kolommen toe: 'doen', 'verantwoordelijke partij', 'geplande kosten', 'werkelijke kosten', 'vervaldatum' en 'status'. Vet elke kolomtitel in of maak er een andere kleur dan zwart van. Geef in het gedeelte 'Te doen' de items op die u nodig heeft voor uw nieuwe kantoor en dingen die moeten worden gedaan voordat het kantoor wordt geopend. Maak de volgende subcategorieën onder de kolom "te doen": "voorbereiding", "apparatuur", "meubilair", "kantoorbenodigdheden", "veiligheid" en "diversen". Maak ze vet zodat ze opvallen. Laat ruimte na elke subcategorie zodat je specifieke taken kunt toevoegen als dat nodig is. Zodra u een spreadsheet voor uw lijst hebt, kunt u beginnen met het toevoegen van relevante details.
Neem onder 'voorbereiding' taken op zoals het inhuren van verhuizers; het informeren van personeel van de kantoorlocatie en inloopdatum; het verzenden van adreswijzigingskaarten naar klanten en leveranciers; registratie van het bedrijf met lokale telefoongidsen en de Gouden Gids; het inhuren van een schoonmaakploeg; en bellen om hulpprogramma's op te zetten, zoals gas en elektriciteit, snel internet en telefoondiensten.
Voeg in de categorie "apparatuur" taken toe die te maken hebben met het selecteren en aanschaffen van computers, printers, faxen, kopieermachines, papierversnipperaars, externe harde schijven, scanners, overspanningsbeveiligers, koffieautomaten, magnetrons en koelkasten (indien niet inbegrepen) met de ruimte). Voeg machines of speciale elektronica, apparatuur of benodigdheden toe die u nodig hebt om uw specifieke bedrijf te runnen. De items die u opslaat, zijn afhankelijk van het type bedrijf dat u gebruikt.
Maak een lijst van de items die u nodig heeft om uw nieuwe zakenkantoor in te richten in de subcategorie "meubels". Omvat items zoals bureaus, stoelen, opslag- en opslagsystemen, banken, afvalmanden, bulletinboards en lampen. Maak een lijst met kantoorbenodigdheden en neem deze op in de juiste subcategorie. Omvat items zoals tape, computerpapier, nietmachines en nietjes, pennen en potloden, bestandladen, bureaukalenders, briefhouders, markeerstiften en mappen. Onder de 'veiligheidscategorie' vallen items als brandblussers, rook- en koolmonoxide detectoren en EHBO-sets. Vermeld de hoeveelheid die u voor elk artikel moet kopen.
Delegeer taken tussen uzelf en uw personeel. Neem hun namen op in het gedeelte 'Verantwoordelijke partij' van de spreadsheet. Voer de verwachte kosten voor elk artikel in en werk de actuele kosten bij zodra een artikel is gekocht of voltooid.
Tips
-
Krijg een verzekering voor uw bedrijf.
Maak een systeem voor back-up van alle computerbestanden, dagelijks of wekelijks. Werk met personeel om ervoor te zorgen dat iedereen deze procedure kent en volgt.
