Proceduredocumentatie is de registratie van processen die een bedrijf op regelmatige basis uitvoert. Meestal gemaakt om werknemers te trainen, documentatie te verwerken en training kan soms enige tijd duren verwijderd van andere activiteiten. Het oplossen van problemen veroorzaakt door werknemers die niet voldoende zijn opgeleid of die de juiste manier om een proces uit te voeren niet begrepen, kan echter ook een time-out van een dag vergen.
integratie
Organisaties bestaan uit een reeks processen die samen zijn geïntegreerd om een overkoepelend doel te bereiken. Proceduredocumentatie omvat de registratie van deze verschillende processen, zodat organisaties kunnen begrijpen hoe ze werken en ook strategieën ontwikkelen om deze te verbeteren.
helderheid
Processen moeten op een duidelijke en overtuigende manier worden vastgelegd, omdat deze processen ook kunnen helpen bij het formuleren van veranderingen die nodig zijn in de manier waarop medewerkers deze uitvoeren. Management kan soms procesdocumentaties ontwikkelen in trainingshandleidingen om nieuwe werknemers op te leiden.
Actionable
Procesdocumentatie moet uitvoerbaar zijn, zodat personen die deze processen nog nooit hebben uitgevoerd, deze kunnen uitvoeren. De reden waarom bepaalde producten overal in een winkelketen hetzelfde zijn, is omdat het proces om die producten te maken, bijvoorbeeld een kop koffie, duidelijk is gedocumenteerd op een manier die anderen in staat stelt duplicaten van het product te maken. Procesdocumentatie moet uitvoerbaar zijn om managers te helpen bij het trainen van werknemers.
Oorzaak en gevolg
Er moet procesdocumentatie worden geschreven om de oorzaak en gevolg-aard van processen duidelijk te definiëren. Processen moeten afzonderlijk worden gedocumenteerd en gedocumenteerd om uit te leggen hoe verschillende processen zich tot elkaar verhouden. Een organisatie zou bijvoorbeeld willen begrijpen hoe zijn vergaderproces de openheid van de discussie van het bedrijf beïnvloedt.
verzuim
Degenen die procesdocumentatie maken, moeten zich ook bewust zijn van wat moet worden weggelaten in de procesdocumentatie. Sommige processen zijn bijvoorbeeld zo eenvoudig dat ze niet hoeven te worden beschreven. Andere processen hoeven niet altijd correct te worden uitgevoerd.
Proces en training
Vaak kunnen managers procesdocumentatie en training combineren. Procesdocumentatie kan tijd besparen voor werknemers die andere taken zouden kunnen uitvoeren in plaats van tijd te gebruiken in opleiding. In de documentatiedocumentatie wordt de informatie echter niet altijd duidelijk genoeg aan de werknemers uitgelegd. Vaak moet het worden gecombineerd met praktische training om ervoor te zorgen dat informatie duidelijk wordt begrepen door een nieuwe medewerker.
